2025.05.24
カテゴリ：自動車運行管理DX
タグ：デジタルシステム
Lステップを社内業務に活用！アルバイト管理・申請業務・求人紹介までが完結する！
アルバイト管理や社内業務の効率化に課題を抱えていたビジネスサポートでは、現場の声をもとに新たな取り組みをスタートしました。導入したのは、LINEをベースにしたマーケティングオートメーションツール「Lステップ」。
弊社では特段、全国各地にいるドライバーさんとのメッセージツールとして利用を開始しました。ドライバーさんの多くは50～60代ばかり。誰もが使い慣れたLINEを活用することで、情報共有や申請対応など日々の業務がスムーズになり、現場とのコミュニケーションギャップの解消にもつながりました。
この記事では、Lステップを「社内ヘルプデスク」として活用した具体的な取り組みと、その導入効果について詳しくご紹介します。
これまでの業務上の課題
弊社を含め多くの企業に共通する課題として、アルバイトスタッフの管理や情報共有の煩雑さがあります。特に、シフトや有給申請のやり取り、業務マニュアルの閲覧といった日々の業務は、属人的な運用になりがちです。
紙やGoogle Driveで管理されたマニュアルは、情報が散在しがちで探しにくく、現場での即時対応に向いていませんでした。また、本部からの連絡も口頭伝達や掲示板頼りで、情報の行き違いや伝達ミスが起きる原因となっていました。
アルバイト側からは「何がどこにあるのかわからない」「誰に聞けばいいのか分からない」といった不満が寄せられ、管理側にとっても対応の手間が積み重なっていました。こうした背景から、業務効率化と情報共有の一元管理が強く求められていたのです。
Lステップを「社内ヘルプデスク」的に導入し解決
これらの課題を解決するために導入したのが、LINEを基盤としたマーケティングツール「Lステップ」です。もともとは顧客対応向けに使われることが多いツールですが、今回は社内ヘルプデスクとしての活用を目指しました。
LINEという誰もが使い慣れたプラットフォーム上に、社内ポータルを構築。有給申請、マニュアル閲覧、アンケート回答、個人情報の修正申請、問い合わせなどを一つのリッチメニューで集約することで、「何をどこでできるのか」が一目で分かる構成になりました。
LINEを開いてタップするだけで目的の操作にたどり着ける設計により、現場スタッフの操作負担を最小限に抑えつつ、業務の属人化を防止しています。
実際に使っているLステップの機能
業務で主に活用している機能は「リッチメニュー」と「ステップ配信」です。どのように活用しているのか、詳しくご紹介します。
リッチメニュー
Lステップのリッチメニューは、アルバイトスタッフが「何をどこで操作すればよいか」を直感的に把握できるよう、視覚的に整理されています。
たとえば【有給申請】ボタンからはGoogleフォームまたはLステップ内フォームにアクセスでき、スマホ操作だけで簡単に申請が完了します。【マニュアルを見る】ボタンでは、業務カテゴリ別に整理されたマニュアルがリンク形式で掲載され、紙やフォルダを探す手間が省かれました。
【困ったときは】ボタンには、よくある質問と有人チャットの導線が用意され、現場の疑問をすぐに解消できます。ほかにも、【アンケート】や【個人情報の変更】といった項目も並んでおり、業務に必要な操作がすべてリッチメニューから完結できるよう設計されています。
この「ひと目で分かる導線設計」が、現場での定着と活用を後押ししています。
ステップ配信
Lステップのもうひとつの強みは、特定のタイミングで自動的にメッセージを配信できる「ステップ配信」機能です。今回の導入では、アルバイトの入社日に合わせて必要な情報を段階的に届ける仕組みが構築されています。
たとえば、入社1日目には「出勤時のルールと持ち物」、1週間後には「業務チェックリスト」、1ヶ月後には「フィードバックアンケート」などが自動で送信されるのです。これにより、紙資料を一気に渡すよりも、記憶に残りやすく、タイミングに応じた理解を促せます。
また、個々のスタッフにタグを付けて管理できるため、新人・ベテランなどのステータスに応じて異なる内容を配信することも可能です。このような設計により、教育の属人化を避けながら、継続的な情報共有が実現されています。
Lステップを活用した求人・アルバイト紹介機能
社内業務の効率化にとどまらず、Lステップはアルバイト採用にも活用しています。
LINE上から現在の求人一覧を確認できる機能を提供し、応募もLINE内で完結可能です。応募情報は即座に担当者へ通知され、スムーズな選考フローにつながっています。
また、アルバイトが友人を紹介する「紹介制度」にも対応。紹介リンクを個別に発行でき、そこから友人が応募・登録すれば、紹介者に通知が届く仕組みです。紹介ボーナスといったインセンティブも設定可能で、スタッフのモチベーション向上や紹介数の増加にもつながっています。
Lステップを通じて、採用活動と社内オペレーションの一体化が実現しています。
Lステップ導入の効果と社内の反応
Lステップ導入後、社内では大きな変化が見られました。有給申請の対応スピードは、従来よりも早く処理できるようになり、現場スタッフのストレス軽減につながっています。
また「どこに何があるのかが明確で助かる」といった声も多く寄せられています。リッチメニューによる情報の一元化と、LINEという親しみやすいUIが浸透の決め手となりました。
煩雑だった業務を見直し、ツールに任せる部分を増やしたことで、管理部門の負担軽減にも寄与しています。
今後の展望
現場の反応を受けて、さらなる改善にも着手し始めています。
今後は、業務マニュアルの動画化によって、視覚的な理解を促進するほか、マニュアル理解度を測るチェックテストの導入も検討中です。さらに、勤怠システムとの連携や、チャットボットの応答精度を高めることで、より多くの問い合わせを自動で処理できる仕組みを整備する計画です。
Lステップをベースにした社内DXは、スタート段階を終え、今まさに進化のフェーズに突入しています。使い慣れたツールだからこそ、さらなる機能拡張にも柔軟に対応でき、現場と本部の連携をより強固にしていく土台が整いつつあります。
Lステップは社内業務の効率化にも有効
「Lステップ」は、もともとマーケティングツールとして知られていますが、社内業務の効率化にも非常に有効なツールです。特に、LINEという誰もが使えるプラットフォームと連携することで、現場スタッフにとっても導入のハードルが低く、定着しやすいのが大きな強みです。
有給申請からマニュアル閲覧、アンケート、求人紹介まで「LINEで全部できる」環境を整えたことが、業務の属人化を防ぎ、社内全体の効率化につながりました。同様の課題を抱えている企業にとって、この取り組みは参考になるはずです。ツール選定の際には、単なる機能だけでなく「現場に馴染むかどうか」も重要な視点として検討することが求められます。
