2022.07.13
カテゴリ：自動車運行管理DX
タグ：デジタルシステム
送迎マニュアル作成の目的やデジタル化に向けた企業の取り組みを解説
送迎代行業務において、福祉車両や送迎バスなどは普通車と異なる操作を行います。そのため、正しい操作方法やルールをマニュアルで全員に共有することが必要です。安心安全に送迎代行業務を行うためには、万が一の事故や緊急時の対応の把握も必要になります。
本記事では、送迎マニュアル作成の目的や記載すべき内容、マニュアル作成の方法などをご紹介します。送迎業務のマニュアル作成でお悩みの方はぜひ、ご覧ください。
送迎マニュアルを作成する目的とは
送迎マニュアルとは、出退勤の方法や車両の扱い方、自動車の運転を行う際のルール、乗降時の注意事項、緊急時における対応方法などを定めたものです。マニュアルを見れば正しいルールや手順がわかる状態にすることで、全てのドライバーが共通のルールを理解でき事故防止にも繋がります。送迎マニュアルを作成する目的は、大きく4つあります。
- 1.送迎業務に関するルールの明確化
- 2.定期的な車両点検の方法の周知
- 3.事故時の対応方法の把握
- 4.緊急時（体調不良など）の対応の把握
1.送迎業務に関するルールの明確化
介護施設で使われる福祉車両など普段操作をしたことない車両を取り扱う場合、リフトや乗降用のステップなど初めて行う操作がたくさんあります。福祉車両に慣れていないと、ご利用者様に注意が集中してしまい車両の安全確認が疎かになる可能性があります。車両の操作方法、シートベルトの着用、乗降介助の方法などをマニュアルで事前に確認しておくことで、福祉車両の送迎経験がない方でも安心して業務に取り組むことができます。
2.定期的な車両点検の方法の周知
現在の法律では、「日常点検として適切な時に運転者に点検する」ことが定められています。以前と違い、1日１回車両の運転前点検の義務は緩和されていますが、安全な送迎業務のため運転前点検と終業後点検の計2回行っています。車両点検の方法やチェック項目も、マニュアルがないと個人により判断が異なってしまいます。正しい車両点検には、マニュアルを作成し全員が共通した内容の点検を定期的に行うことが重要です。
3.事故時の対応方法の把握
送迎業務でのトラブルとして、交通事故が一番懸念されます。マニュアルには、事故が発生した際の対応方法を明記しておく必要があります。万が一、事故が発生してしまった場合でもパニックを起こさずに初期対応を行えるようにするためです。ドライバーがパニックになれば、乗っているご利用者様も不安になり混乱してしまいます。事故発生時は、二次災害を防ぐため迅速な対応が求められます。事故発生時の対応方法をマニュアル化することで、やるべき行動が明確になりスムーズな事故対応を行うことができます。
4.緊急時（体調不良など）の対応の把握
介護施設内や保育園であれば、体調不良などの緊急時に対応できる人が複数人いますが、送迎中はドライバーのみです。ドライバーが、その場で状況を判断する必要があります。救急車を呼ぶ場合の条件や、異変が起きた際の対応などを明確にしておきましょう。嘔吐した場合なども想定し、感染症対策に関しての手順や方法もマニュアル化しておくと安心です。
送迎マニュアルに記載すべき内容
具体的に送迎マニュアルへ記載すべき内容は、以下の通りです。車両の操作方法などの他にも、最短で効率よく送迎を行うためには事前に最適なルートを決めておくことが大切です。また、事故発生時には、事故対応を行うだけではなく事故の記録を残すことも必要になります。事故の状況や初期対応、経過など事故報告書を作成し、情報共有を行います。マニュアルの他に車両事故報告書のフォーマットを作成している事業者も多くいます。事故報告書の作成方法などもマニュアル化しておくと良いのではないでしょうか。
- 車両の操作方法
- 送迎ルート
- 車両の点検方法
- 送迎方法（乗車・降車）
- 走行中のルール
- 事故発生時の対応・連絡方法
- 緊急時の対応・連絡方法
ヒューマンエラー事故（降ろし忘れ）などの対策も必要
交通事故にも注意が必要ですが、送迎業務ではご利用者様の降ろし忘れなどのヒューマンエラーによる事故も発生する可能性があります。どれだけ注意していてもミスが全く起こらないようにすることは難しいものです。ミスを防ぐためは、事前に対策を講じることが最も重要です。降ろし忘れの対策として、降車場所に到着後の最終降車者の点検をチェックリストで行ったり業務終了前に後部座席の確認を徹底するなどが挙げられます。ヒューマンエラー事故の防止対策と発生時の対応方法もマニュアルに記載するようにしましょう。
マニュアル作成の方法
送迎業務において、マニュアルの作成は重要であることが分かりました。しかし、マニュアルの作成には手間や時間が掛かり、定期的に情報を更新しなければなりません。そのため、マニュアル作成が、大きな業務負担になっている企業が多いのが現状です。
ビジネスサポートでは、マニュアル作成にITシステム「Teachme Biz」を導入してオンライン化しています。これまでエクセルやパワーポイントなどで作成していたマニュアルですが、IT化することでシステムのテンプレートを活用できます。作成方法は、テンプレートに沿って、画像と文字を入れるだけです。システム上で画像や動画の編集ができるため、一つのシステムでマニュアル作成が完結します。
Teachme Bizのレビュー
また、マニュアルのIT化によって情報共有がよりしやすくなりました。オンライン上でマニュアルを管理することで、最新のマニュアルを常に全員が閲覧できます。フォルダごとの管理や、キーワード検索を使えばすぐに必要なマニュアルが見つかります。共有漏れや、どれが最新のマニュアルか分からなくなることを防ぐことが可能です。作成したマニュアルを、タスクとして配信することでマニュアルの閲覧状況も把握でき、人材教育の時間短縮にも繋がっています。
業務負担の軽減には、マニュアル作成のシステム化がおすすめ
安心安全な送迎業務を行うため、送迎業界においてマニュアルの作成は重要だと言えます。マニュアルとは、「送迎業務に関するルールの明確化」「定期的な車両点検の方法の周知」「事故時の対応方法の把握」「緊急時（体調不良など）の対応の把握」などを全員に共有することを目的としています。
マニュアルに関して、事故防止対策は特に大切です。送迎業務では、交通事故だけでなく過去にご利用者様の降ろし忘れなどの事故も発生しており、こうした事故を未然に防ぐためにもミス防止の対策を明確にしたマニュアルの活用が有効です。送迎業界にとって欠かせないマニュアルですが、作成や内容の更新に手間や時間が掛かり負担になっているのが現状です。マニュアル作成をIT化することで、手間が省け時間の短縮にも繋がります。一つのシステム上で全てを管理できるため、情報共有の漏れを防げることもメリットです。ぜひ、マニュアル作成のIT化を検討してみてはいかがでしょうか。
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