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自動車運行管理ラボ

2022.07.27 自動車運行管理DX 電子署名とは?仕組みやメリット・デメリットをわかりやすく解説

ペーパーレス化やコロナ禍によるテレワークの増加によって、電子署名を導入する企業が増えています。しかし、電子署名がどんなものかよくわからないというご担当者様も多いかと思います。電子署名とは、電子化した文書に使う印鑑のようなものです。

今回は、電子署名とは何か、メリット・デメリットについて解説します。

 

電子署名とは?

電子署名とは

電子署名とは、簡単に言えばパソコン上などで作成した書面が正式なものであると証明するためのものです。2001年に施行された電子署名法によって、手書きの署名や印鑑と同等に通用するようになりました。

電子署名は、次のような場面で使われます。

  • 契約書
  • 確定申告(e-tax)
  • 死亡診断書
  • 不動産登記
  • 電子カルテ

 

以下の項目で、電子署名についてさらに詳しく解説します。

 

電子印鑑や電子サインとの違い

電子署名と混同されやすいものに、電子印鑑と電子サインがあります。

電子印鑑とは、書類に印鑑を押したような見た目を作れる画像です。印影を画像化しただけの単純なものと、印影の画像データに識別情報を持たせ、同一の電子印鑑か確認できるものがあります。

電子サインは、タブレットなどの電子端末に手書きでサインするものです。クレジットカード決済など、手書きでの署名が必要なシーンで使われます。

 

電子署名の役割

電子署名の役割は、次の2つです。

  • 署名した本人の意思で書類が作成されたことを示す
  • 書類が改ざんされていないことを証明する

紙の書類における、サインや印鑑のような役割だと考えるとわかりやすいでしょう。

 

電子署名が求められる背景

電子署名が求められる主な要因は次の2つです。

  • ペーパーレス化を推進する企業が増えた
  • コロナ禍で在宅ワークが増えた

環境への配慮や業務効率化の観点から、ペーパーレス化を推進する企業は増加しています。契約書など、従来紙に印刷していた書類も電子化するようになり、それに伴い電子署名が求められるシーンが増えました。

コロナ禍によって、在宅ワークが増えたこともひとつの要因です。社員が出社していればその場で契約書を印刷して社印などを押し、取引先に持っていくことも可能です。しかし、在宅ワークの場合には紙で契約書を作ると何度も郵送でやりとりしなければなりません。そのため、書類の電子化がさらに進み、電子署名も求められるようになりました。

 

電子署名の仕組み

電子署名とは

引用:我が国のタイムスタンプサービスについて|総務省

 

電子署名は、電子証明書とタイムスタンプをセットにして改ざんを防ぎます。

電子証明書とは、第三者機関が発行する証明書のこと。署名した個人・法人を証明するもので、印鑑証明のような役割を果たします。

タイムスタンプとは、特定の時刻に文書が存在したことを示すものです。タイムスタンプ機関が発行します。

電子証明書は、「公開鍵暗号方式」で送信者を証明し、「ハッシュ値」で改ざんがないことを証明します。

公開鍵暗号方式とは、公開鍵と秘密鍵をペアで使う暗号化の方法です。秘密鍵を送信者が持ち、秘密鍵とペアになっている公開鍵でだけデータを復号できます。

ハッシュ値とは、データから特別な計算で求められる文字列のことです。データを少しでも改ざんすると、ハッシュ値に差が出ます。

送信者は、文書のハッシュ値を秘密鍵で暗号化したものを電子署名として文書に添付します。文書を確認する人は、電子署名を公開鍵で復号。さらに、文書のハッシュ値を求めます。公開鍵で復号したハッシュ値と、文書のハッシュ値が同じなら、改ざんされていない証拠です。また、電子署名を公開鍵で復号できれば、送信者がペアとなる秘密鍵を持った人物である証拠となります。

 

電子署名のやり方

電子署名とは

電子署名を実際に使う場合、使用するソフトやファイルの種類によって手順が異なります。ここでは、PDFファイルに電子署名を追加する際の一般的な手順を紹介します。

 

1.デジタルIDを取得する

2.PDF編集ソフトで文書を開く

3.「証明済みPDFとして新規保存」を選択する

4.電子署名を追加したい場所を選択する

5.署名を選択し、保存する

 

デジタルIDとは、自分の身分を証明するための電子証明書です。デジタルIDを発行するサービスは複数あります。PDF編集ソフトからデジタルIDを取得できる場合もあります。

デジタルIDを取得したら、PDF編集ソフトで「証明済みPDF」として保存すれば、電子署名がついた文書の完成です。

 

電子署名のメリット

電子署名の主なメリットは次の2つです。

  • 費用削減
  • 業務効率化

 

それぞれ、詳しく解説します。

 

経費の削減

紙の契約書を作成する場合、契約金額に応じて収入印紙の貼り付けが必要です。しかし、電子契約書では収入印紙が不要なので、その分経費を削減できます。契約書の発行数が多い企業や、契約書に記載する金額が高い企業ほど、削減できる金額が大きくなります。

紙の契約書は郵送が必要な場面もありますが、電子契約書ならメールなどで送付可能です。そのため、電子契約書を導入することで郵送費用も削減できます。

 

業務効率化

電子署名を導入すると、業務の効率化にもつながります。電子署名を利用しない場合、印刷した文書に押印が必要です。郵送で書類を往復させる場合には、数日程度時間が必要です。また、印刷した文書はファイリングして保存しなければならず、手間も保管場所も必要です。電子化した文書の場合、物理的な保管場所は必要ありません。ファイル名に規則性を持たせておけば、検索して必要な文書をすぐに見つけられます。

 

電子署名のデメリット

電子署名のデメリットは次の2つです。

 

  • 社内フローの変更が必要
  • サイバー攻撃を受けるリスクがある

 

それぞれ、詳しく解説します。

 

契約フローの変更が必要

書類を電子化し、電子署名を導入すると契約フローに変更が生じる場合があります。事前に準備やレクチャーが必要なケースもあり、一時的に手間がかかるかもしれません。ただし、一度契約フローができてしまえば、紙の文書を扱い続けるより手間を減らせます。

社外の人も関わる文書の場合、社内だけでなく社外への通達も必要です。特に契約書の場合は、相手の合意がなければ電子化できません。場合によっては一部紙の契約書での対応が必要になるかもしれません。

 

サイバー攻撃を受けるリスクがある

電子署名を使えば、書類の改ざんリスクは下げられます。しかし、サイバー攻撃を避けられるわけではありません。文書を電子化すると、サイバー攻撃などによる情報漏洩のリスクがあります。実際に、マイクロソフトの電子署名の脆弱性をついたサイバー攻撃も起きています。電子署名を利用する際には、ソフトを常に最新の状態にアップデートするなど、より高いレベルでのセキュリティ対策が求められます。

 

使っている電子署名サービス「GMOサイン」

電子署名とは

引用:GMOサイン|GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

 

電⼦印鑑GMOサインは、「紙 + 押印」による従来の契約締結に代わり、「電⼦⽂書 + 電⼦署名」で締結するクラウド型の電⼦契約サービスです。従来の紙ベースの契約書の製本や郵送などの作業を省けるため、契約スピードが劇的に向上します。

また、印紙税や郵送費、保管費⽤などのコストを削減でき、契約締結や管理に関するコストを⼤幅に削減することができます。

 

<弊社利用シーン>

年間100件以上発生する雇用契約。アルバイトなどの採用で印刷・封入・郵送にかかるコストと時間を大幅に削減できている。

また、1契約毎に契約書を作成し、封入・郵送するまでに要する時間を約1時間削減。郵送後、押印後され返信されるまでの期間は往復で約5日間削減。(営業日で約1週間)

契約相手からの返信も早くなる為、採用・稼働迄の時間短縮にもなり、顧客へのサービス提供スピードも上がっています。

 

<効果>

煩わしい契約書類のやり取りを早く正確に出来る分、今まで目や手が届かなかった業務へ時間や労力を割けています。

また、今まで紙保管だったものはデータにて残る為、個人情報保護の為の鍵付きの書庫の必要も無いです。物理的な保管スペースも必要なくなっています。

システム上にデータにて保管されているので、必要な際の内容確認も容易に素早くでき、事務的な負担が大幅に削減されました。

請負契約においても、同様に印刷・製本・封入・郵送にかかるコスト+印紙税の費用の削減に役立っています。時間や保管場所も同様に削減出来ています。

 

システム担当者コメント

昨今では当たり前になりつつあることですが、電子契約サービスを使用することにより、契約書類の押印・封入・返信などにかかる時間や手間などを削減しています。

弊社では顧客へのサービス提供開始までの時間短縮を一番の目的に採用しました。

これにより契約書のやり取りにかかる時間が約1週間短縮され、弊社のサービス提供開始までのスピードの速さを評価頂いている理由の一つになっています。

従業員との雇用契約においても電子契約を使用しているため、採用・研修・稼働までのスピードも早いと評価いただいております。

 

電子署名は便利だが注意点もあり

電子署名とは、パソコンなどで作成した文書が本物であり、改ざんされたものでないことを示す証明書のようなものです。経費の削減や業務の効率化に繋がるなど便利な面もありますが、サイバー攻撃を受けるリスクもあるため導入の際には注意が必要です。

この記事を参考に、メリットやデメリット、仕組みなどを理解したうえで電子署名の導入を検討してみてください。

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