2026.02.21
カテゴリ：運行管理
タグ：送迎委託
送迎業務の属人化はなぜ危険？3つのリスクと具体的な解消ステップを解説
「送迎ルートを知っているのは〇〇さんだけ」「急な欠勤が出ると、代わりに運転できる人がいない」
こうした状況に心当たりがある方は少なくないでしょう。特定のスタッフに送迎業務が集中してしまう「属人化」は、多くの施設が抱える課題の一つです。
しかし、属人化は「仕方ないもの」ではありません。原因を正しく把握し、適切な手順を踏めば、誰でも安全に送迎業務を担える体制を築くことは十分に可能です。
この記事では、送迎業務が属人化してしまう原因と放置した場合のリスク、そして今日から始められる具体的な解消方法について解説します。
送迎バスに手が回らず、「なんとなく」で運用してしまっている方へ
「他の業務に追われ、属人的に運用している」
「長年外注しているが、契約内容を見直したい」
このようなお悩みは、車両運行管理業の専門【ビジネスサポート】にご相談ください。日常の送迎業務だけでなく、ドライバーの採用・労務管理、送迎ルートの作成、車両点検、もしもの事故対応まですべて請け負います。ご用意していただくのは車両だけです。
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送迎業務における属人化の実態
まずは、送迎業務の属人化がどのような形で現場に表れているのかを確認していきましょう。
複雑なルート情報の個人管理
送迎ルートに関する情報が、特定のドライバーの頭の中にしか存在しないケースは珍しくありません。
長年の経験を通じて蓄積されたノウハウは、本来であれば組織の貴重な資産といえます。しかし、個人の記憶だけに頼っている状態では、共有も引き継ぎもできません。
たとえば、「この時間帯はこの交差点が混むから裏道を使う」「雨の日はこのルートのほうが安全」といった判断基準が、文書化されていない施設は多いのではないでしょうか。
そのため、担当者が不在になった途端、効率的な運行そのものが成り立たなくなる恐れがあります。
利用者ごとの個別対応のブラックボックス化
送迎業務では、利用者一人ひとりに合わせたきめ細やかな対応が求められます。しかし、その対応方法が特定のスタッフしか把握していない状態は危険です。
日常の業務が忙しい現場では、申し送りノートや共有ファイルへの記録が後回しにされがちです。
「Aさんは車椅子の右側から乗車する」「Bさんは階段の昇降に付き添いが必要」といった介助上の注意点が、担当者の頭の中だけに留まっていれば、代わりのスタッフでは対応しきれません。
こうした情報の欠落は、担当変更時のクレームや、最悪の場合には事故を引き起こす原因となる可能性があります。
属人化が発生してしまう原因
ここでは、なぜ送迎業務の属人化が解消されずに続いてしまうのか、その構造的な原因を見ていきましょう。
業務多忙によるマニュアル作成の時間不足
属人化の最も大きな原因の一つは、日々の業務に追われてマニュアルを整備する余裕がないことです。
多くの施設では、送迎業務はギリギリの人員で運営されています。朝夕の送迎に加えて、車両の点検や利用者との連絡対応など、やるべきことは多岐にわたるでしょう。
そのため、業務手順を文書に落とし込む時間を確保すること自体が難しいのが現実です。結果として、仕事のやり方は口頭での引き継ぎに頼り続け、不安定な運用が常態化してしまいます。
ベテランドライバーへの過度な信頼
もう一つの原因として見落とされがちなのが、経験豊富なドライバーへの過度な信頼です。
長年にわたって無事故で業務をこなしてきたベテランスタッフがいると、「あの人に任せておけば大丈夫」という安心感が生まれます。経営側としても、問題なく回っている業務にあえて手を加える必要性を感じにくいかもしれません。
しかし、その安心感こそが組織的な管理体制の構築を妨げる要因になっています。ベテランスタッフが退職や長期休暇を取った場合、依存していた分だけ業務への打撃は大きくなります。
この「一人に頼りきる体質」は、組織にとって最大の脆弱性だといえるでしょう。
属人化を放置する経営上のリスク
「今のところ問題は起きていない」と感じていても、属人化を放置すれば経営に深刻な影響を及ぼす可能性があります。ここでは、具体的なリスクを3つ解説します。
急な退職や欠勤による停滞
最も深刻なリスクは、担当スタッフが突然不在になった際に送迎業務が完全にストップすることです。
代わりのドライバーがルートや利用者対応の詳細を把握していなければ、安全な運行は望めません。季節性のインフルエンザや家庭の事情による突発的な欠勤は、いつ起きてもおかしくないでしょう。
利用者の送迎を断らざるを得ない事態が発生すれば、施設としての信頼は大きく損なわれます。一度失った信頼を取り戻すには、長い時間と多大な努力が必要になるものです。
採用難易度と教育コストの上昇
属人化が進んだ職場では、新しいスタッフの定着が難しくなる傾向があります。
業務マニュアルが存在しないため、新人は「先輩の横に座って見て覚える」しか手段がありません。こうした教育方法は習得に時間がかかるうえ、教わる側にとっても心理的な負担が大きいものです。
さらに、明確な手順書がない環境では「何をすれば正解なのか」が不明瞭になりがちで、不安を感じた新人が早期に退職してしまうケースも少なくありません。
採用と離職を繰り返す悪循環に陥れば、コストばかりがかさみ、組織全体が疲弊していきます。
重大な事故やトラブルの誘発
属人化された業務では、安全基準が個人の判断に委ねられてしまいます。
標準化された手順がなければ、安全確認の方法や緊急時の対応がスタッフによって異なることになります。とくに代走のドライバーが慣れないルートを走行する際には、道順の間違いや注意力の低下による接触事故が起こりやすくなるでしょう。
送迎中の事故は、利用者の身体的な被害だけでなく、施設全体の信用問題に発展する重大な事案です。一度の事故で行政指導や損害賠償を受ければ、経営の存続そのものが危ぶまれる可能性もあります。
属人化を解消する具体的な方法
属人化のリスクを理解したうえで、次に取るべきアクションを確認しましょう。ここでは、段階的に取り組める3つの方法を紹介します。
送迎ルートと手順の可視化
最初のステップは、現在のルートや業務手順を「見える形」にすることです。
属人化を解消するためには、まず「記憶」を「記録」に変える必要があります。完璧なマニュアルを一度に作る必要はありません。
たとえば、普段使っている送迎ルートをGoogleマップに保存したり、乗降時の手順をスマートフォンで動画撮影したりするだけでも、十分な第一歩になります。
重要なのは、完成度よりも「まず残すこと」です。簡易的なメモであっても、何も記録がない状態とは大きな差が生まれるでしょう。
運行管理システムの導入
手順の可視化が進んだら、次はITツールを活用した仕組み化を検討しましょう。
紙やExcelによる手作業での管理には、どうしても限界があります。入力ミスや更新漏れが発生しやすく、担当者が変わるたびに混乱が生じることも珍しくありません。
近年では、送迎計画の作成からルートの最適化、運行記録の管理までを一括で行えるシステムが登場しています。なかにはAIが交通状況を考慮して最適なルートを自動提案してくれるものもあります。
こうしたシステムを導入すれば、誰が担当しても一定の品質で送迎業務を遂行できる体制が整います。
送迎業務の外部委託
自社での体制構築が難しい場合は、送迎業務そのものを専門の代行会社に委託するという選択肢もあります。
外部委託の最大のメリットは、ドライバーの採用や教育、車両の維持管理といった負担から解放される点です。人材確保が難しい地域や、送迎の規模が大きい施設にとっては、とくに有効な手段だといえるでしょう。
運転手の管理やルート設計を一括して任せられるため、施設のスタッフは本来のケア業務に専念できます。
「送迎のことは送迎のプロに任せる」という発想の転換が、属人化の根本的な解消につながる場合もあります。
送迎業務の属人化を避けるための見直しをしよう
送迎業務は、日々の運営の中で当たり前のように続いていくものです。しかしその裏側では、ドライバーの確保や教育、ルート管理、安全対策、急な欠勤への対応など、想像以上に多くの負担が発生しています。
属人化の問題も、「個人の努力」で解決しようとすると限界があります。大切なのは、特定の人に依存しない仕組みを整え、誰が担当しても一定の品質で運行できる体制をつくることです。
送迎の管理方法には、内製化の強化、システム導入、外部委託など、さまざまな選択肢がありますが、重要なのは「どれが優れているか」ではなく、自社の規模や人員、求める安全水準に合っているかどうかです。
株式会社ビジネスサポートでは、現在の運行状況や課題を整理したうえで、無理なく続けられる送迎体制づくりを支援しています。まずは比較検討の一環として、情報収集から始めてみるのも一つの方法です。
送迎バスに手が回らず、「なんとなく」で運用してしまっている方へ
「他の業務に追われ、属人的に運用している」
「長年外注しているが、契約内容を見直したい」
このようなお悩みは、車両運行管理業の専門【ビジネスサポート】にご相談ください。日常の送迎業務だけでなく、ドライバーの採用・労務管理、送迎ルートの作成、車両点検、もしもの事故対応まですべて請け負います。ご用意していただくのは車両だけです。
想定送迎人数もしくは車両台数、1日の想定稼働時間帯、地域、週間稼働日数を記載いただければ、最短翌日に見積もりをお出しします。
