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自動車運行管理ラボ

2024.08.05
カテゴリ：運行管理

タグ：役員送迎
専属運転手とは？業務を外部委託するメリットと業務内容・委託業者の選び方

「送迎業務を任せられる人材がいない…」「役員の送迎などは、安全な質の良い運転にしたい…」とお考えではありませんでしょうか？

企業の運転業務は、人手が少ない中だと正直負担が大きいものです。また、その送迎業務が社長や役員などの送迎だとなおさら安全に気を使い、質の高い運転が求められるでしょう。ただでさえ通常の業務で忙しいのに、送迎業務にさらに気を遣わなければならないとなると、かなりの負担になります。

そこで今回の記事では、企業の社長や役員などを目的地まで送り届けてくれる専属運転手について解説します。

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専属運転手とは？

専属運転手とは、職業運転手の中でも特定の顧客を目的地まで送迎する運転手のことを言います。専属運転手は雇用主の持っている車両を利用して送迎を行います。企業で専属運転手を雇用する場合、社長や役員の送迎を担うのが一般的です。役員運転手と呼ばれることもあります。

専属運転手を直接雇用している企業もありますが、コスト削減や業務の負担を減らすことによる社内環境の改善などを狙って、専属運転手を外部に委託するケースも増えています。外部に委託すると幅広く柔軟な対応が可能なことから、多くの企業に利用されているのです。

専属運転手の具体的な業務内容

専属運転手は、具体的に次のような業務に対応します。それぞれ、詳しく解説します。

送迎業務
車両の管理とメンテナンス
送迎時のスケジュール管理
待機時間の車両チェックや清掃
秘書業務のサポート
機密保持

送迎業務

専属運転手の主な業務は役員の安全で快適な移動を確保することです。

安全で快適な移動方法を準備することで、役員のスケジュールを円滑に進めるために重要な役割を果たします。例えば、会議やイベントの間に効率的に移動できるように、専属運転手は常に最適なルートを選択し、時間通りに役員を目的地に送迎します。

このように、送迎業務は役員の生産性向上に寄与し、信頼性のあるサービスを提供するために欠かせません。

車両の管理とメンテナンス

車両の管理とメンテナンスは、専属運転手の責任範囲に含まれる重要な業務です。

車両を最良の状態で運行できるようにすることで、役員が安心して利用できる環境を提供します。例えば、定期的な点検や洗車、燃料補給、修理手配などの業務が該当します。

メンテナンスを行なっておくことで、故障やトラブルを未然に防止できるのです。

このように、車両の管理とメンテナンスにより、車両の長寿命化と役員の安全性向上を実現できます。

送迎時のスケジュール管理

送迎時のスケジュール管理は、役員の時間を効率的に使うために専属運転手が果たすべき重要な業務です。

効率的な送迎スケジュール管理により、役員の業務がスムーズに進みます。例えば、交通渋滞を避けるために専属運転手は常に交通情報を確認し、状況に応じてルートを柔軟に変更します。このような対応により、遅延を防ぎ、役員のストレスを軽減できるのです。

専属運転手のスケジュール管理は、役員の業務を円滑に進めるために欠かせない業務だといえるでしょう。

待機時間の車両チェックや清掃

役員が会議やイベントに参加している間にも、専属ドライバーは業務を行います。

待機中の時間を利用して、専属運転手は次の移動に向けた準備を整え、車両のチェックを行います。また、車両の清掃を実施することで、次の目的地に向かう際も快適な状態を保てるのです。このような効率的な待機時間の管理により、役員へのサービス品質を向上させられます。

待機時間を活用することで役員の満足度を高めることも、重要な専属運転手の業務のひとつです。

機密保持

専属運転手には、役員のプライバシーと企業の機密情報を厳守する義務があります。

機密保持は役員の信頼を得るために不可欠です。具体的には、役員の会話や資料内容を外部に漏らさないよう徹底した管理を行います。

このように、機密保持に努めることで、企業や役員の信頼性を維持し続けられるのです。

外部委託の専属運転手に依頼できること・できないこと

専属運転手を外部委託した場合、直接雇用した運転手と違い依頼できる業務とできない業務があります。それぞれ、詳しく解説します。

外部委託の専属運転手に依頼できること

外部委託の専属運転手に依頼できる業務は次の通りです。

運転業務に関すること全て
車両のメンテナンス
機密保持
事故などの対応

外部委託の専属運転手には、運転に関わる全ての業務を依頼できます。送迎業務はもちろん、適切なルートの計画や次の移動のための準備なども行います。また、車両のメンテナンスも業務の一環です。

機密保持についても教育を行なっており、適切に業者を選べば情報流出についても心配する必要はありません。

万が一の事故の際には委託先の業者が対応を行うため、自社の業務に営業が出ない点もメリットといえるでしょう。

外部委託の専属運転手に依頼できないこと

外部委託の専属運転手には、運転や車両の管理と無関係な業務は依頼できません。

例えば、送迎業務が発生しない時間に掃除を依頼したり、社長の秘書として運転だけでなく事務作業や電話応対なども依頼するという活用方法はできないため注意してください。

運転以外の業務も依頼したい場合には、自社で直接雇用する方が適しています。

専属運転手を外部委託するメリット

ここからは、専属運転手を外部に委託することにより、企業にとってどのようなメリットをもたらすのか解説していきます。

乗客のために安全な心地よい運転を実施できる

企業の社長や役員を送迎する場合、荷が重いと感じてしまうこともあるでしょう。発進やブレーキなど運転の一つ一つに気を遣い、スムーズかつ安全な運転が求められます。「自分の運転で気を損ねてしまわないだろうか…」と考えてしまうかもしれません。

しかし、そんな気を使ってしまう業務でも委託することで、運転技能の向上に努めている運転士が業務を実施してくれるので、安心して任せることができます。

社内業務の負担が減る

専属運転手を委託して送迎の業務が減ると、社内業務の負担が減ります。業務そのものから管理まで送迎の業務に関すること全てを委託できるので、業務の負担が大きく減ります。車内の従業員としても負担が減り、通常の業務にしっかり取り組むことができるようになるので、従業員の満足度向上・社内環境の改善に繋がります。

リソースの削減

専属運転手を委託することにより、お金・時間ともにコストが削減可能となります。

まず、専属運転手を委託することは、特に自社で雇用をしている訳ではないので、給料や社会保険の費用などは必要になりません。委託する会社への委託料は必要になりますが、自社で労働者を雇うよりも、費用的なコストは押さえることができます。

また、運転業務や運転に関する業務の管理などが全て委託できるので、送迎業務に関しての時間が一切かからず、時間的なコストも削減ができます。時間のコストが削減できると、社内全体の環境改善に繋がるでしょう。

専属運転手を外部委託するデメリット

専属運転手の外部委託には、次の2つのデメリットがあります。

コミュニケーションの問題
プライバシーとセキュリティの懸念

それぞれ、詳しく解説します。

コミュニケーションの問題

外部委託の運転手は、社員として働いている運転手と異なり企業文化や特定の役員の好みを十分に理解していない可能性があります。例えば、役員が特定のルートでの移動を好む、または特定の時間帯の移動を好まないなどの細かい好みがある場合、これらの情報が適切に伝達されなければ運転手は役員の期待に応えられません。

外部委託の運転手への指示は、明確で具体的である必要があります。しかし短期間の契約や不定期の利用の場合、必要な情報が適切に伝達されないことがあります。情報伝達の不備は、運転手が誤った判断を下す原因となり、サービス低下につながるでしょう。

専属運転手の業務を外部委託する場合には、事前の研修やオリエンテーションで細かい情報まで伝えるとともに、定期的なフィードバックを実施するとより快適に移動できます。

プライバシーとセキュリティの懸念

専属運転手の業務を外部委託する際には、プライバシーとセキュリティにも懸念が生じます。特に企業の社長や役員などを送迎する場合、機密情報の取り扱いやプライバシーの保護が極めて重要です。外部委託の運転手は、必ずしも企業内部の人間と同じレベルの信頼性や機密保持の意識を持っているとは限りません。

社内で企業の重要な情報や戦略が話題にのぼることもあるでしょう。こうした機密情報が外部の運転手によって漏洩するリスクは無視できません。そのため委託先の選定や、契約時の機密保持条項の明確化が重要です。

専属運転手の外部委託先の選び方

専属運転手の外部委託はメリットが大きい一方で、デメリットもあります。しかし、上記で紹介したデメリットは委託先を厳格に選定することである程度は避けられるものです。

外部委託先を選ぶ際には、次のポイントに注目しましょう。

高度な運転技術を持ったドライバーに担当してもらえるか
コミュニケーションが円滑か
機密保持ができるか
緊急時の対応について教育しているか

それぞれ、詳しく解説します。

高度な運転技術を持ったドライバーに担当してもらえるか

専属運転手の業務を外部委託する際に、もっとも重要な要素が運転技術です。特に企業の役員やVIPの送迎を担当する場合、ただ安全に目的地に到達するだけでなく快適さやスムーズな運転が求められます。

外部委託先を選ぶ際には、プロの運転手として訓練を受けているか、一度だけでなく定期的な研修や技術更新を実施しているか確認しましょう。充実した研修を受けてから実際の現場で業務を行う企業であれば、安心して専属運転手の業務を委託できます。

コミュニケーションが円滑か

運転技術と同様に重要なのが、コミュニケーション能力です。運転手はただ車を運転するだけでなく、乗客とのコミュニケーションを通じて安心感や信頼関係を構築する役割も担います。特に、企業の役員やVIPを送迎する場合、運転手のコミュニケーションスキルは極めて重要です。

運転手が乗客のニーズや好みを理解し、それに応じたサービスを提供することで、乗客の満足度が向上します。例えば、静かに移動したい顧客には無言で運転を続ける。会話を楽しみたい顧客には適度に会話を提供するなど、柔軟な対応が求められます。

また、専属運転手は取引先など外部の人と接することも少なくありません。そのため、どんな時でもプロフェッショナルな態度を崩さず、礼儀正しくいられることも重要です。専属運転手の印象が悪いと、企業のイメージが低下してしまう可能性もあります。

とはいえ、運転手と顧客は人間同士のため、相性もあります。他では絶賛されている運転手が、自社の役員と合わないというケースも考えられるでしょう。そのため、希望に応じてドライバーの交代をしてもらえるか、事前に確認しておくことも重要です。

機密保持ができるか

特に経営に関わるような人物の車を運転する場合、重要な要素となるのが機密保持能力です。専属運転手は乗車中の会話や書類、電話などから機密情報に触れる機会が多々あります。そのため運転手は、情報漏洩のリスクを理解し、機密情報を守るための規則を守れる人でなければなりません。専属運転手の業務を外部委託する場合には、運転手が機密を守れる人物であるか確認しておくのが非常に重要です。

外部委託を行う際には機密保持契約（NDA）を締結するのが理想です。機密保持契約があれば、運転手が機密情報を第三者に漏らさないことを法的に保証できます。また、機密保持に関するトレーニングや教育を受けているかどうかも確認しておきましょう。

適切な外部委託先企業の選定と継続的な管理により、企業は安心して送迎業務を委託できます。

緊急時の対応について教育しているか

運転中に、交通事故や自然災害、乗客の急病といった予期せぬ事態に遭遇する可能性もあります。緊急時には、運転手の迅速かつ適切な判断が乗客の安全と企業の信頼性を守る鍵となります。

例えば交通事故が発生した場合には、運転手は事故の状況を正確に把握し、必要に応じて救急車を呼び、警察に連絡する必要があります。また、周囲の安全を確保したうえで事故の詳細を報告することも重要です。

緊急事態に慌ててしまうと、こうした冷静な対応は取れません。いざというとき適切に動くためには、日常的な訓練が重要です。専属運転手の外部委託先を選ぶ際には、事故対応や応急手当て、危機管理に関する研修を受けているか確認しましょう。定期的に研修を受けていれば、予期せぬ状況が発生した場合でも、適切な対応が可能です。

緊急時の心理的対応に長けた運転手に運転を担当してもらえるとさらに良いでしょう。乗客がパニックに陥ってしまった場合や不安を感じる場合でも、心理的対応に長けた運転手は安心感を提供し、状況を落ち着かせる役割を果たします。

緊急時でも落ち着いて行動できる運転手に専属運転手の業務を依頼するためには、教育の状況を確認しておく必要があります。

専属運転手の外部委託を活用しよう

送迎業務は企業にとって負担が大きく、それが社長や役員の送迎となると精神的にも気を使わないといけなくなるので、さらに負担になりかねません。専属運転手の外部委託を活用し、送迎業務に関して一貫してお任せすると、社内全体の負担軽減に繋がります。負担が1つ減るだけでも大きな変化があるでしょう。自社にとって専属運転手の外部委託がメリットが大きければ、ぜひ活用なさってみてください。