2023.07.30
カテゴリ：自動車運行管理DX
登降園管理システムとは？導入するメリット・デメリットと選び方を解説
子供たちの安全は何よりも重要です。どのように子供たちの安全を確保すればよいのかお悩みの方も多いでしょう。
保育園や幼稚園で子供たちの安全を確保する方法の1つが、登降園管理システムの導入です。
そこでこの記事では、登降園管理システムを導入するメリットとデメリットを紹介。さらに、登降園管理システムの選び方も解説します。登降園管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
登降園管理システムとは
登降園管理システムとは、保育園や幼稚園などの教育施設で、子供たちの出入りをデジタル化して管理するシステムのことです。それだけでなく、保護者からの欠席連絡の送信や、園からの連絡事項の通知もできます。
登降園管理システムでは、ICカードやタッチパネル、バーコードなどを使って、子供たちの登園と降園の時間を記録します。登降園管理システムがない場合、職員は手動で子供たちの登園と降園の記録をつけなければなりません。欠席連絡の電話を受けなければならず、朝の受け入れ時間帯に慌ただしく動かなければならない場合もあるでしょう。登降園管理システムを利用すれば、そうした問題を解決できるのです。
また、登降園管理システムは登園・降園のタイミングで保護者に通知を送信します。これにより、登園バスやシッターを利用する場合など、保護者が直接保育園や幼稚園まで送迎しない場合でも子供の到着を確認できます。
登降園管理システムを導入するメリット
登降園管理システムを導入するメリットは次の通りです。
- 安全性が向上する
- 管理効率が向上する
- 保護者とのコミュニケーションを強化できる
それぞれの項目について、詳しく解説します。
安全性の向上
登降園管理システムでは、登園・降園がリアルタイムに保護者に通知されます。本来到着するはずの時間に登園通知が来ない場合、送迎バスへの置き去りをはじめとしたなんらかの事故が起きている可能性があります。登園連絡がこない時点で園に連絡すれば、早く異常に気付けるケースもあるでしょう。
また、延長保育を依頼していたにも関わらず、連絡の行き違いで通常通り降園させてしまう可能性もあります。そんなときにも、降園の通知に気付けばすぐに園に連絡が可能です。
管理効率が向上する
登降園管理システムを導入することで、従来手動で行っていた管理の手間が不要となり、効率が向上します。
例えば、園児1人ずつの登園・降園の時間を手動で記録するのは手間がかかりますが、登降園管理システムがあればICカードやバーコードなどをかざすだけで記録できます。また、登降園管理システムには欠席や遅刻・早退を連絡し、記録しておく機能もあるため、電話応対の時間も削減可能です。
保護者とのコミュニケーションを強化できる
多くの登降園管理システムには、保護者宛ての連絡を送信する機能や、保護者からの連絡を受け取る機能があります。
電話でコミュニケーションをする場合にはお互いが忙しくない時間帯を選ばなければなりません。しかしアプリのメッセージ機能でコミュニケーションできれば、時間帯を気にせず連絡できます。また「電話をかけるほどではないけれど、ちょっと質問したい」といったようなときにも、メッセージの方が気軽に連絡できるでしょう。
上記のような理由から、登降園管理システムを利用すると、保護者と園のコミュニケーションを強化できるのです。
登降園管理システムを導入するデメリット
登降園管理システムは非常に便利ですが、導入には次のようなデメリットもあります。
- 費用投資がかかる
- 操作方法を覚える必要がある
- プライバシーの確保に注意しなければならない
それぞれの項目について、詳しく解説します。
費用がかかる
登降園管理システムの導入には、次のような費用がかかります。
- システムの購入費用
- 設置費用
- 運用費用
特に、システムの購入や設置などにかかる初期費用は大きな金額となる場合もあります。導入前に、どの程度の費用が必要なのか確認しておきましょう。
単純にかかる金額に注目するだけでなく、登降園管理システムの導入によって業務効率や安全性が向上した場合のメリットと比較することも重要です。
操作方法を覚える必要がある
新しく登降園管理システムを導入した場合、操作方法を覚えなければなりません。園のスタッフだけでなく、保護者にも操作方法を覚えてもらう必要があります。
システム導入後すぐは、操作方法や手続きの手順がわからずとまどってしまうこともあるかもしれません。また、4月は特に新しい園児が増えるため、毎年ある程度の問い合わせが発生するでしょう。
とはいえ、多くの登降園管理システムは使いやすさを重視して設計されています。最初に使い方を覚えてしまえば、それほど負担なく利用できるでしょう。
プライバシーの確保に注意しなければならない
登降園管理システムでは、子供たちの個人情報を扱います。そのため、プライバシーの確保には十分注意しなければなりません。システムのセキュリティ対策がきちんと行われているか、また情報が適切に管理されているか確認しておきましょう。
システム上でどのように管理されているか把握しておくだけでなく、園でも個人情報が見える状態で保護者が触れられる場所に置かないなどの注意が必要です。
登降園管理システムの選び方
登降園管理システムを選ぶ際には、次のポイントに注目しましょう。
- 操作性を確認する
- 必要な機能が含まれているか確認する
- サポート体制を確認する
- 必要なコストを確認する
それぞれ、詳しく解説します。
操作性を確認する
登降園管理システムは毎日使うものであるため、操作性の確認が重要です。毎日の打刻やメッセージ送信がどのような手順で行われるのか確認しておきましょう。毎日繰り返しの作業となるため、少しでも手順の少ないものを選ぶと負担を減らせます。
デモンストレーションの動画や試用版が公開されている場合には、実際に使用するシーンをイメージしながら確認できるでしょう。
必要な機能が含まれているか確認する
搭載されている機能は、登降園管理システムの種類によって異なります。まずは、自園でどのような機能が搭載されたものを選びたいか確認しましょう。
さらに、候補となる登降園管理システムに必要な機能が含まれているか確認します。契約していざ使おうとしたら、必要な機能が足りていなかったとなることがないよう注意してください。
サポート体制を確認する
不慣れなシステムを利用すると、問題が発生することもあります。問題が発生した時に、どのようなサポート体制が用意されているか確認しておきましょう。
多くの場合もっとも重要になるのは、電話での問い合わせです。問い合わせを受け付けている時間帯や、いざというときに訪問してサポートを実施してくれるか、事前に確認しておきましょう。できるだけきめ細かく対応してくれるシステムを選ぶと安心です。
必要なコストを確認する
システムを導入した場合、どの程度コストがかかるか確認しておくことも重要です。初期費用や月額費用、運用費用などすべての費用を確認し、予算内で運用できるか検討しましょう。
また、コストと機能を比較したうえで、もっともコストパフォーマンスの高いシステムを選ぶことも重要です。
登降園管理システムを活用して安全確保を
この記事では、登降園管理システムについて紹介しました。
登降園管理システムは、保育園や幼稚園で子供たちの登園・降園を記録し、管理するシステムです。登降園管理システムの導入で子供たちの安全性を向上させるとともに、管理効率を高め、保護者とのコミュニケーションを強化します。
しかし、導入には費用がかかる、操作方法を覚える必要がある、プライバシーの確保に注意しなければならないなどのデメリットもあります。この記事を参考に、登降園管理システムの導入を検討してみてください。
