2025.04.23
カテゴリ：事例
タグ：ノウハウ
スポット利用の送迎代行サービスの内容と事例を紹介
「催事・イベントの開催にあたってバスの送迎などを検討したいけど、どうすれば良いんだろう？」という課題はありませんでしょうか？
催事やイベントなどで複数のお客様が来場される場合、スムーズな案内を実施するために各地からバスの送迎などを準備するのは効果的な施策です。しかし、送迎の業務を自社で実施するとなると正直負担になりますよね。また、送迎の業務は実際の運転だけでなく、準備や点検、ルート管理など多岐にわたります。これだけの業務を自社で実施することは難しい業務になります。
そこで今回の記事では、バスの送迎代行サービスや、実際に送迎代行サービスが利用されている事例について解説します。
送迎バスに手が回らず、「なんとなく」で運用してしまっている方へ
「他の業務に追われ、属人的に運用している」
「長年外注しているが、契約内容を見直したい」
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送迎サービスの必要性
催事やイベントなどを開催する際に、お客様に公共交通機関で来場していただくのもいいですが、送迎バスを出してお客様を送り迎えするのも1つの手段です。送迎代行を実施する企業は最近増加傾向にありますが、増加の理由は以下のようなことが考えられるでしょう。
- 1.バスでの送迎を実施してスムーズな来場を促し、来場者数アップ
- 2.お年寄りの方、妊娠されている方、お子様連れの方などが来場しやすいようにする
- 3.感染症の感染予防の観点（公共交通機関を使った際の感染リスク低下）
「楽に来場できる」というのはお客様が足を運んでくれる1つのポイントとなりますし、感染症の感染リスクが少しでも抑えられるというのもお客様への安心に繋がります。企業側としてもスムーズな案内が実施できるようになりますので、送迎サービスを実施することはお客様にとっても企業側にとってもメリットがあります。
送迎を代行してくれるサービスがある
お客様にとっても企業側にとってもメリットがある送迎サービスですが、企業側で実施するとなると正直負担が大きい業務となります。運転業務はもちろんですが、車両の準備・点検や運行ルートの管理、運転手の確保など業務が多岐にわたり、企業側にとって負担が大きくなってしまいます。しかし、この送迎サービスの業務ですが、送迎を委託できるサービスがあります。運転業務の代行だけでなく、送迎業務にかかる業務すべてを代行することができます。以下が送迎代行サービスで実施できる業務です。
- 運転業務
- 運行ルートの作成や運行計画の策定
- 車両の定期点検
- 運転手の確保
- 事故対応（もし事故があった場合）
自社だけでは送迎業務がおろそかになってしまいそうな場合は、送迎代行サービスの利用を検討されてみてはいかがでしょうか。
スポット利用の送迎代行が注目される背景
スポット利用の送迎代行が注目されているのには、次のような理由があります。それぞれ、詳しく解説します。
- 一時的な送迎ニーズが増加している
- 安全性と顧客満足度を重視する傾向が強まっている
- スポット利用という柔軟な契約形態が導入しやすい
一時的な送迎ニーズが増加している
昨今、企業や団体が主催するイベントや催事、社内研修、取引先の視察対応など、「特定の日時や期間だけ必要となる送迎業務」が増加傾向にあります。しかし、そのためだけに車両や人員を確保し、自社で運用するのはコスト・手間の面で大きな負担となってしまうでしょう。
こうした背景から、必要なときにだけ利用できる「スポット利用」の送迎代行サービスが、効率的な手段として注目を集めているのです。特に、短期的で明確なスケジュールが決まっているケースでは、スポット利用の柔軟さが非常に相性よく機能します。
安全性と顧客満足度を重視する傾向が強まっている
送迎が必要な場面では、高齢者や妊婦、小さなお子様連れの方など、移動に配慮が必要な方の来場が見込まれることが少なくありません。そのため、単なる「移動手段」としてではなく、「安心・快適な来場体験」を提供する重要な要素として送迎が位置づけられつつあります。
スムーズな送迎体制を整えることで、主催者への信頼感が高まり、来場者の満足度向上にも直結します。これにより、「安全で丁寧な送迎体制を構築できる業者かどうか」が、業者選定の重要な基準となってきているのです。
スポット利用という柔軟な契約形態が導入しやすい
定期契約や長期運用が前提となる一般的な送迎サービスと異なり、スポット利用は「必要な日だけ・必要な時間だけ」の契約が可能です。この柔軟な契約形態により、初めて送迎代行サービスを導入する企業や、短期的なプロジェクトに取り組む団体にとっても、導入のハードルが低くなっています。
「まずは1日だけ試してみたい」「イベント開催日のみ頼みたい」といったニーズに対応できる点が、多くの企業に評価されています。また、繁忙期の一時的な増員対応としても、スポット利用は非常に有効です。
送迎代行のスポット利用が向いているケースとは
送迎代行のスポット利用は、次のようなケースに向いています。
- イベントや催事での来場者送迎が必要な場合
- 企業や団体の研修・視察・社員旅行などの送迎
- 遠方からの来客対応を一括で行いたい場合
- 学校・塾・習い事など一時的な送迎ニーズがある場合
- 高齢者・妊婦・子連れなど配慮が必要な来場者が多い場合
- 繁忙期、人員不足で社内対応が困難な場合
イベントや催事での来場者送迎が必要な場合
大規模な展示会、スポーツ大会、地域イベントなどでは、多数の来場者が一斉に移動するため、交通アクセスの整備が不可欠です。特に会場が駅や空港から離れている場合、送迎バスを手配することで来場者の移動をスムーズにし、参加率や満足度を向上させることができます。
加えて、到着時の混雑緩和や受付対応の効率化にもつながるため、イベント全体の品質向上に貢献します。
企業や団体の研修・視察・社員旅行などの送迎
複数の事業所や部門から社員を集めて実施される社内研修や視察、または社員旅行などのレクリエーションにおいても、スポットでの送迎代行は活躍します。特に朝の集合・出発や帰社のタイミングで、公共交通機関では対応しづらい時間帯やルートに柔軟に対応できるのが魅力です。
また、社用車の手配や運転手の調整といった準備が不要になるため、主催側の業務負担を大きく軽減できます。
遠方からの来客対応を一括で行いたい場合
遠方からの取引先や関係者を迎える場面では、駅や空港からの移動手段の確保が重要です。タクシーの手配や複数人の移動調整は意外と手間がかかりますが、スポット送迎を活用すれば、定刻・定ルートでの一括送迎が実現可能になります。
企業の「おもてなし」の一環としても、きちんと手配された送迎は来客側に好印象を与える要素となります。
学校・塾・習い事など一時的な送迎ニーズがある場合
夏季講習や合宿、短期集中講座などの一時的な教育イベントでは、定期契約での送迎手配が難しいケースがあります。このような期間限定のニーズに対応できるのが、スポット利用の送迎代行です。
保護者側の安心感や送り迎えの負担軽減につながり、教育機関としての信頼感を高める効果も期待できます。
高齢者・妊婦・子連れなど配慮が必要な来場者が多い場合
バリアフリー対応や快適性が求められる場面では、一般的な移動手段では対応が難しいことがあります。送迎代行業者であれば、低床バスや福祉対応車両、経験豊富な運転手の手配など、状況に応じた細やかな配慮が可能です。
誰もが安心して参加できる環境を整えることが、主催者の責任として重要視されています。
繁忙期・人員不足で社内対応が困難な場合
特定の時期に人手が足りず、通常業務に加えて送迎まで手が回らないという悩みを抱える企業は少なくありません。スポット利用であれば、必要な日だけ・必要な人数分だけ業者に依頼することで、人員不足を補完できます。
特に、急な予定変更やイレギュラー対応にも柔軟に対応してくれる業者であれば、安心して任せられるでしょう。
スポットでの送迎代行を安心して任せられる業者を選ぶ基準
スポットでの送迎代行を安心して任せられる業者を選ぶには、次のような基準を設けるとよいでしょう。それぞれ、詳しく解説します。
- 運行実績が豊富
- 安全管理体制が整っている
- 対応可能なサービス範囲が明確
- 見積もりや相談の対応が早い
- 事故・トラブル時の対応体制がある
運行実績が豊富
まず重視すべきは、その業者にどれだけ多様な送迎経験があるかです。たとえば、企業研修・展示会・スポーツ大会・学校行事など、さまざまな目的や規模の送迎を経験している業者は、イレギュラーな事態にも柔軟に対応できます。
過去の導入事例を具体的に示してくれるかどうか、Webサイトや資料などで確認するのも安心材料のひとつです。大手イベントや公共事業での実績があれば、より高い信頼性を期待できます。
安全管理体制が整っている
送迎業務は命を預かる業務でもあります。だからこそ、ドライバーの教育・健康管理・車両点検といった安全体制がしっかり構築されている業者を選ぶことが重要です。
たとえば、「出発前の点呼・アルコールチェックを実施しているか」「車両に万が一の際の緊急連絡システムがあるか」などは確認すべきポイントです。事故防止に対する企業姿勢が明確な業者ほど、安心して依頼できます。
対応可能なサービス範囲が明確
送迎代行業者といっても、「単に運転だけを請け負う会社」と「計画から管理まですべて代行してくれる会社」とでは、対応範囲に大きな差があります。
たとえば、ルート設計、配車計画、ドライバー手配、乗車名簿の管理、車両点検など、どこまで任せられるのかを契約前に明確にしておくことで、後のトラブルを回避できるでしょう。
一括で任せられる業者であれば、イベントや行事の主催側が本来の業務に集中しやすくなります。
見積もりや相談の対応が早い
スポット利用では、「直近で送迎が必要になった」「急な依頼に対応してほしい」といったケースも多く発生します。そのため、問い合わせへの反応スピードや、相談への柔軟さは業者選定の大きな決め手となります。
見積もりの提示が早く、かつ明確であるかどうか、担当者の対応が丁寧で説明がわかりやすいか、といった点も見逃せません。
事故・トラブル時の対応体制がある
どんなに準備していても、交通に関する業務には「万が一」のリスクがつきものです。事故や渋滞、体調不良などのトラブルが発生したとき、どのような対応をしてくれるのかは必ず確認しておきたい項目です。たとえば、保険加入状況、24時間対応の連絡体制、代替車両や代替ドライバーの確保があるかどうかなど、リスクマネジメントの観点からも比較検討が必要です。
送迎代行サービス実施事例
送迎業務に関して全ての業務を委託できる送迎代行サービスですが、ここからは実際に弊社のサービスを利用して安全な送迎を行っている事例について紹介します。
ZOZO CHAMPIONSHIP
「ZOZO CHAMPIONSHIP」は、世界最高峰のゴルフトーナメントです。2021年10月21日〜24日の4日間にわたって、千葉県の習志野カントリークラブで開催されました。このZOZO CHAMPIONSHIPにて弊社の送迎代行サービスが利用されています。
＜課題＞
- 会場の正門ゲートは駅から徒歩約42分かかってしまうため、お身体の不自由な方やお年寄りの方などが来場しにくい
＜送迎代行サービスの利用内容＞
- お身体の不自由な方やお年寄りの方、妊娠されている方、お子様連れの方がスムーズに来場できるように、「優先バス」を出して、最寄り駅から会場までの送迎を実施
- 2021年10月21日22日、23日、24日の計4日間 朝6時から運行開始
＜結果＞
- 会場の正門ゲートまで駅から徒歩約42分→バスで約14分に短縮
- 優先者用バスを実施することで、お身体の不自由な方やお年寄りの方も来場しやすくなった
- 優先者用バスでまとまって来場させることで、スムーズなご案内ができた
催事・イベントには送迎代行サービスの利用を
送迎の業務は代行することで、お客様にとっても企業側にとってもメリットが生まれます。催事・イベントの規模の大小にかかわらず、規模に合った送迎代行のサービスを実施することが可能です。運転業務に関する手間を全て委託することができるので、活用してみてはいかがでしょうか。
送迎バスに手が回らず、「なんとなく」で運用してしまっている方へ
「他の業務に追われ、属人的に運用している」
「長年外注しているが、契約内容を見直したい」
このようなお悩みは、車両運行管理業の専門【ビジネスサポート】にご相談ください。日常の送迎業務だけでなく、ドライバーの採用・労務管理、送迎ルートの作成、車両点検、もしもの事故対応まですべて請け負います。ご用意していただくのは車両だけです。
想定送迎人数もしくは車両台数、1日の想定稼働時間帯、地域、週間稼働日数を記載いただければ、最短翌日に見積もりをお出しします。
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