2023.12.09
カテゴリ：自動車運行管理DX
タグ：デジタルシステム
オンライン商談ツールとは？基本機能からメリット・選び方まで解説
コロナ禍を経て、オンラインでの商談やミーティングも珍しいものではなくなってきました。そんなオンラインでのやりとりに欠かせないのがオンライン商談ツールです。
オンライン商談ツールとは、ビデオ通話を通じて相手と会話するだけでなく、資料の共有や商談の記録など、ビジネスに適したさまざまな機能が備えられたツールです。
この記事では、オンライン商談ツールについて詳しく解説。さらに、オンライン商談ツールを活用するメリットやツールの選び方も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
オンライン商談ツールとは
オンライン商談ツールとは、対面でのビジネスミーティングをデジタル空間で再現するためのツールです。オンライン商談ツールは、インターネットを介してどこからでも顧客やパートナーとの商談を可能にします。主に、物理的な距離の制約を超えてビジネスコミュニケーションを簡素化し、効率化することを目的に活用されます。
オンライン商談ツールの代表例が、ZoomやSkypeです。これらのプラットフォームは、ビデオコールや音声通話、チャット機能を提供しています。そのため、ユーザーがインターネットへ簡単に接続するだけで、効果的にコミュニケーションを取れるのです。
特に新型コロナウイルスのパンデミック以降、オンライン商談ツールはビジネスの世界で急速に普及しました。会議や商談はもちろん、リモートワークやオンラインイベント、トレーニングセッションに至るまで、さまざまな場面で活用されています。
オンライン商談ツールを使用することで、地理的な制約にとらわれることなく世界中の人々とリアルタイムでつながることができます。これによりビジネスの機会を拡大し、多様な市場にアクセスすることが可能となるのです。
オンライン商談ツールの主な機能
オンライン商談ツールの主な機能は次の通りです。それぞれ、詳しく紹介します。
- 映像と通話によるコミュニケーション機能
- 画面や資料の共有機能
- 商談への招待機能
- テキストによるチャット機能
- 商談の記録機能
映像と通話によるコミュニケーション機能
オンライン商談ツールのもっとも重要な機能のひとつが、映像と通話によるコミュニケーション機能です。この機能は、遠隔地にいる相手との直接的なコミュニケーションを可能にし、顔をみながらの会話を実現します。映像と通話によるコミュニケーション機能があることで、商談の際に相手の表情や仕草を読み取ることができ、より深い理解と信頼の構築を促進します。
さらに、インターネット接続があればどこからでもクリアな音質で会話が可能な点も魅力です。一般的なオンライン商談ツールでは高品質なビデオとオーディオ通話機能を提供し、ユーザーが安定した環境でコミュニケーションを取ることを可能にしています。
こうした映像と通話によるコミュニケーション機能は、リモートワークやグローバルなビジネス環境において、特に重要な役割を果たしています。
画面や資料の共有機能
オンライン商談ツールの中核機能のひとつが、画面や資料の共有です。画面や資料の共有機能は、リモートの相手と効率かつダイナミックに情報を共有するために不可欠です。例えば、プレゼンテーションや契約書、報告書などのドキュメントや、Webページ、ソフトウェアのデモ画面などを会議中にリアルタイムで相手に表示できます。
画面や資料の共有機能があることで、遠隔地にいる相手に対してもまるで同じ部屋にいるかのように資料を見せながら説明できます。特に複雑なプロジェクトや製品の説明、データ主導の議論において、視覚的なサポートが不可欠な場合に重宝するでしょう。
主要なオンライン商談ツールはクリック一つで共有機能を利用でき、参加者全員が同じ画面をみながら議論を進められます。このように画面や資料の共有機能は、オンライン商談の効果を大きく高める重要な要素です。
商談への招待機能
オンライン商談ツールの中で非常に便利な機能のひとつが、商談への招待機能です。招待機能により、参加者は簡単なURLクリックや特定の接続番号の入力だけで商談に参加できます。一般的なオンライン商談ツールでは、主催者が商談のリンクを生成し、参加者にメールやメッセージで送信可能です。参加者は特別なソフトをダウンロードする必要はなく、ブラウザから直接アクセスできるのが大きな利点です。
招待システムは特にリモート環境や多忙なビジネスシーンにおいて有効で、時間の節約と効率化をもたらします。また、招待リンクや接続番号による参加は、プライバシーとセキュリティを確保しながら安全な商談環境を提供します。つまり招待機能は、簡単かつ迅速なコミュニケーションを実現し、ビジネスの柔軟性を高める重要な要素といえるでしょう。
テキストによるチャット機能
オンライン商談ツールで不可欠なのが、テキストによるチャット機能です。チャット機能は、音声やビデオ通話と併用することで、コミュニケーションの幅を広げます。多くのツールでは、会議中にリアルタイムでメッセージを送受信できます。これにより、音声や映像では伝えにくい詳細な情報やリンク、短いメモの効率的な共有が可能です。
また、チャット機能は商談中の重要なポイントをテキストで記録し、後で参照することができるため、フォローアップや記録の保持にも役立ちます。さらに、多言語での商談が可能なグローバルなビジネス環境では、言語の壁を提言する手段としても重宝されています。このように、テキストによるチャット機能はオンライン商談をより柔軟で効果的なものにするために重要な役割を果たしています。
商談の記録機能
オンライン商談ツールの中でも特に革新的なのが、商談内容を自動的に記録する機能です。記録機能は、会議中の会話をテキスト化し、重要なポイントや決定事項を記録に残します。AI技術を活用したこのシステムは、商談の内容を正確に把握し、参加者が後で内容を確認できるようにすることで、コミュニケーションの効率を大幅に向上させます。
先進的なオンライン商談ツールでは、会議の自動記録や書き起こし機能が提供されています。これにより商談後のフォローアップや議事録を容易に作成可能です。このような記録機能は、時間の節約はもちろん、商談の透明性と追跡性を高め、ビジネスプロセスの改善に大いに貢献します。
オンライン商談ツールのメリット
オンライン商談ツールを活用するメリットは次の3つです。それぞれ、詳しく解説します。
- 経費削減
- 商談件数の増加
- アポイントの容易さ
経費削減
オンライン商談ツールを使用する最大のメリットのひとつは、経費の削減です。従来の対面式の商談では、交通費や宿泊費など移動に関わる多くの費用が発生します。しかし、オンライン商談ツールを使うことで、これらの費用を削減できます。また、物理的な会議スペースや関連する備品にかかる費用も節約可能です。
さらに、デジタル資料の利用が増えることで、印刷や郵送に関わるコストも減少します。このようにオンライン商談ツールは、ビジネスの運営コストを大幅に削減し、より経済的で効率的な商談プロセスを提供します。これは特に、頻繁に国際的な商談を行う企業にとって大きな利点です。
商談件数の増加
商談件数の増加も、オンライン商談ツールの導入による顕著なメリットのひとつといえます。対面での商談には、移動時間や準備に要する時間が必要です。しかし、オンライン商談ツールを使用することで移動や準備の時間を大幅に削減できます。これにより、1日あたりに行える商談の数が増え、より多くの潜在的な顧客や取引先と接触する機会を作れます。
また、地理的な制約がなくなるため、国内外問わず幅広い顧客との商談が可能です。より多くの顧客と商談することで、ビジネスの拡大と新たな市場への進出に大きく貢献し、売上の増加に直結する可能性があります。オンライン商談ツールは、効率的な商談運営を通じて、ビジネスの成長と拡大を促進する重要なツールだといえるでしょう。
アポイントの容易さ
アポイントメント取得の容易さも、オンライン商談ツールの大きな利点のひとつといえるでしょう。オンラインプラットフォームを利用することで、地理的・時間的な制約が大幅に減少します。そのため、顧客とのアポイントメントを設定する際の柔軟性が高まります。
例えば、異なるタイムゾーンにいる相手とも簡単に予定を合わせて会話ができるため、商談の機会が増えます。このように、オンライン商談ツールは、スムーズで迅速なコミュニケーションを可能にし、ビジネスの機会を拡大するのです。
オンライン商談ツールの選定ポイント
オンライン商談ツールを選ぶ際には、次のようなポイントに注目しましょう。それぞれの項目について、詳しく解説します。
- 必要な機能の充実度
- 画像や音声の品質
- 操作のしやすさ
必要な機能の充実度
オンライン商談ツールを選定する際、重要な考慮事項の一つが必要な機能の充実度です。ビジネスのニーズに応じて、以下のような機能を備えたツールを選ぶことが重要です。
- 画面共有と資料共有機能
- 安全性とプライバシー
- 他の業務用ソフトウェアとの相性
プレゼンテーションや報告書などを活用する場合には、画面共有や資料共有機能が欠かせません。また、データの暗号化やセキュリティ機能により、機密情報を保護することも重要です。効率的に業務を進めるためには、普段活用している業務用ソフトウェアとの相性も確認しておくとよいでしょう。
これらの機能を総合的に評価し、自社の業務に最適なオンライン商談ツールを選ぶことが、効果的なコミュニケーションと業務効率化を実現する鍵となります。
画像や音声の品質
オンライン商談ツールを選定する際、画像や音声の品質は極めて重要な要素です。クリアな映像と音声は、オンラインでのコミュニケーションを大幅に向上させ、より自然で対面に近い会話体験を提供します。画質が優れていると、相手の様子を細部まで鮮明に捉えられ、非言語的コミュニケーションの理解を助けます。また、途切れないクリアな音声品質が実現されれば、ユーザーが容易に会話を理解できるため、効果的なコミュニケーションが可能です。
画像や音声品質の評価には、ビデオとオーディオの解像度、遅延の有無、エコーのキャンセリング機能などを考慮する必要があります。また、使用するネットワークの帯域幅との互換性も重要です。これらの要素は、オンライン商談ツールの効果的な使用に不可欠です。選定プロセスにおいては、高い優先順位で考慮してください。
操作のしやすさ
操作のしやすさも、オンライン商談ツールの選定における重要な基準のひとつです。使いやすいインターフェースは、ビジネスユーザーにとって時間の節約と効率の向上をもたらします。ツールを選ぶ際には、直感的でナビゲートしやすいデザイン、シンプルでわかりやすいメニュー構成、迅速なセットアッププロセス、そしてワンクリックでアクセスできる機能などが重要です。
また、初心者でも簡単に使えるようなユーザーフレンドリーな設計が求められます。初めて使う人でも簡単に機能を理解し、迅速に商談を始められるようなツールをえらびましょう。操作の簡便さは、特にテクノロジーに不慣れなユーザーにとって、オンライン商談ツールの採用と継続的な使用を促進する鍵となります。
まとめ
オンライン商談ツールとは、オンライン上で対面のように商談やミーティングをするためのツールです。多くのオンライン商談ツールには、ビデオ通話機能の他に画面共有機能やチャット機能が備えられています。
オンライン商談ツールを活用することで、経費の削減やアポイントメント件数の増加が可能です。また、時間や場所を問わず柔軟なアポイントメントが可能となることも、メリットといえるでしょう。
この記事を参考に、自社でのオンライン商談ツール導入を検討してみてください。
