2024.01.30
カテゴリ：自動車運行管理DX
タグ：デジタルシステム
人事管理システムとは？メリットと中小企業にもおすすめのシステムを紹介
人事管理には、膨大な手間がかかります。その手間を削減できるのが、人事管理システムです。人事管理システムを活用すれば、情報を一元管理し、日常的な業務を自動化できます。
しかし中小企業のご担当者様の中には、自社で人事管理システムを導入しても使いこなせないのではないか、無駄になってしまうのではないかと心配している方もいるでしょう。
そこでこの記事では、人事管理システムとは何か、メリットとともに解説します。さらに、中小企業におすすめの人事管理システムも紹介していますので、ぜひご覧ください。
人事管理システムとは
人事管理システムとは、企業や組織における人事業務を効率的に管理するためのシステムを指します。人事管理システムでは、従業員の情報を一元管理することで、人事に関するさまざまなプロセスのプロセスの自動化・最適化が可能です。
システムによって搭載されている機能は異なりますが、一般的に、多くの人事管理システムに搭載されている機能には次のようなものがあります。
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従業員情報管理 |
従業員の個人情報、職歴、スキル、資格などのデータを管理 |
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給与管理 |
給与計算、税金計算、給与明細の発行など |
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勤怠管理 |
勤務時間、休暇、欠勤などの記録と管理 |
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採用管理 |
求人の公開、応募者の追跡、採用プロセスの管理 |
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パフォーマンス管理 |
目標設定、評価、フィードバックの管理 |
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研修・スキル開発管理 |
従業員の研修プログラム管理、スキル開発の追跡 |
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報告と分析 |
人事関連のデータを分析し、報告書を作成 |
上記のように、人事で必要な多くの業務に対応できるのが、人事管理システムの特徴です。人事管理システムの導入によって、今まで手作業で行っていた業務の自動化も可能です。
人事管理システムを導入するメリット
人事管理システムの導入には、次のようなメリットがあります。
- 情報管理を効率化できる
- 日常の業務プロセスを自動化できる
- 意思決定をサポートできる
- コストの削減に繋がる
- 従業員のエンゲージメントを向上する
それぞれ、詳しく解説します。
情報管理を効率化できる
人事管理システムを活用すると、従業員の基本情報や勤怠データ、給与情報などが一元管理されます。これにより、迅速な情報の検索や更新が可能です。従来の紙ベースや複数のデータベースを使用する場合と比べると、大幅に手間が削減されます。
例えば、従業員が申告する時間外労働の記録や有給休暇の申請は、システムを通じて簡単に管理可能です。人事担当者の作業負担が大幅に軽減されるため、他の重要な業務に集中できるようになります。
日常の業務プロセスを自動化できる
人事管理システムを導入すると、次のような業務を自動化できます。
- 勤怠管理
- 給与計算
- 人事評価
- 採用プロセス
例えば勤怠管理であれば、従業員の出勤や退勤、休憩時間の管理をシステムが自動で行います。さらに、それをもとにした給与計算の自動化も可能です。
また、従業員のパフォーマンス評価や目標管理をシステム化することで、公平で一貫した評価が可能となります。履歴書のスクリーニングや面接スケジューリングなど、採用プロセスのステップを自動化すれば、適切な候補者をより迅速かつ効率的に見つけ出せます。
意思決定をサポートできる
人事管理システムを導入することで、データに基づく意思決定ができるようになる点もメリットです。人事管理システムでは、従業員に関する勤怠やパフォーマンス、スキルセットといった情報を一元的に管理します。経営者や人事部門は、蓄積されたデータに基づいて採用計画や昇進、研修プログラムの策定などを進められます。
さらに、将来の採用需要やスキルギャップの分析が可能な人事管理システムもあります。こうした分析を実施すれば、将来のビジネスニーズに合わせた戦略的な人材計画が可能です。
人事管理システムの導入によって、意思決定の根拠が明確になり、経営の透明性が増す点もメリットといえるでしょう。
コストの削減に繋がる
人事管理システムにより業務の効率化が進むと、コストの削減に繋がります。これまで手作業で勤怠管理や給与計算、人事評価などを実施していた場合、自動化によりその分の人件費を削減できます。
また、手作業でのデータ入力や処理には、常にミスのリスクが伴うものです。人事管理システムによる自動化と一元化は、人的ミスによるエラーを大幅に減少させます。ミスによる追加コストや修正作業の時間を節約できるため、組織の全体的な効率が向上するのです。
従業員のエンゲージメントを向上する
人事管理システムの導入は、従業員のエンゲージメント向上にも役立ちます。エンゲージメントとは、従業員が自分が働いている企業に貢献したいと考える意識のことで、エンゲージメントの高い従業員は、生産性が高く離職率が低い傾向があります。モチベーションアップともいいますね。
人事システムの導入によってエンゲージメントの向上が期待できる理由のひとつが、透明で公平な評価システムです。システムの導入によりパフォーマンス評価や目標設定プロセスが透明化されるため、従業員が公平に評価されていると感じやすいのです。従業員は自分の業績が公平に評価されていると感じると、より自分の仕事にコミットするようになります。
従業員のスキルやキャリアの成長を追跡し、必要な研修や学習プログラムの提案ができる点もメリットです。従業員は自分の成長を実感することにより、エンゲージメントと満足度を高めます。
さらに、人事管理システムの中には、従業員がフィードバックや意見を提出できる機能を持つものもあります。従業員は、自分の声が聞かれ、考慮されていると感じると、組織へのエンゲージメントが高まるのです。
地方の中小企業にもおすすめの「サイレコ」
※引用：サイレコ公式サイト
人事管理システムにはさまざまな種類があります。システムによって特徴は異なりますが、地方の中小企業でも活用しやすいのが「サイレコ」です。実際に本社を名古屋に置き、全国の拠点に社員を抱える弊社ビジネスサポートでも、サイレコを活用しています。
サイレコには、次のような特徴があります。
- 自社の業務にあわせたワークフローの作成が可能
- アラート機能で情報の見落としを防止
- 従業員のスキルマップをわかりやすく管理
弊社は特別大企業でもなければ、全社員がシステムに強いわけではありません。それでも浸透している理由があると考えています。
自社の業務にあわせたワークフローの作成が可能
サイレコでは、自社の業務にあわせたワークフローの作成が可能です。人事管理はこれまでも実施していた業務ですから、急に仕事のフローが変わると戸惑うこともあるでしょう。システムに合わせて業務を調整しなければならない場合、その戸惑いは大きくなりがちです。
しかしサイレコでは、自社の業務に合わせてシステムを活用できます。上手に活用すれば、これまで進めていた業務の流れを大きく変えることなく業務を進められるでしょう。
アラート機能で情報の見落としを防止
サイレコにはアラート機能があります。アラート機能を活用すると、さまざまな業務の見落としを防げます。
例えば免許の更新や、定期的に参加しなければならない研修などのタイミングでアラートを設定しておけば、うっかり見逃してしまって手続きが漏れてしまったといったミスを防げるでしょう。
特に中小企業の場合、少ない人数で人事管理を行っていることも少なくありません。アラート機能を上手に活用することで、トラブルを減らして効率よく人事管理業務を進められます。
従業員のスキルマップをわかりやすく管理
サイレコでは、従業員のスキルマップも管理できます。誰がどのスキルをどれだけ持っているかがすぐにわかれば、研修や教育の計画も立てやすいでしょう。
各スタッフのスキルを把握しないまま共通の研修だけを行っていると、むだになってしまうことも少なくありません。スキルマップを活用し、各従業員のスキルと企業の方針にあった教育を進めると、より効率の良い組織運営が可能です。
人事管理システムを上手に活用しよう
人事管理システムとは、人事業務を効率よく進めるためのツールです。人事管理システムを導入することで、今まで手作業で進めていた業務を自動化できるようになり、効率を高められます。また、従業員のエンゲージメント向上にも役立ちます。
中小企業で人事管理システムを導入するなら、サイレコがおすすめです。サイレコは、自社の業務に合わせたワークフローを作成可能なことに加え、アラート機能で情報の見落としも防げます。
この記事を参考に、自社での人事管理システム導入を検討してみてください。
