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自動車運行管理ラボ

2022.12.23
カテゴリ：相談受付/セカンドオピニオン

タグ：ノウハウ
【完全版】送迎ルート作成5ステップ！簡略化する方法も解説

送迎ルートを、どのように作成したら良いかわからず、迷っている方もいるのではないでしょうか。送迎ルートの作成には手間がかかりますし、利用状況の変更があれば1度だけでなく何度も修正が必要です。

そこでこの記事では、送迎ルートの作成に手間がかかる理由と、送迎ルートの作成ステップを紹介します。さらに、送迎ルートの作成や変更に負担を感じたときの対処法についても解説していますので、ぜひご覧ください。

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送迎ルートの作成に手間がかかる理由

送迎を行う場合には、事前にルートを決めておかなければなりません。しかし実は、送迎ルートの作成には非常に手間がかかります。送迎ルートの作成に手間がかかる理由は次の3つです。

必要な情報が多い
トラブルが起きた時の対応も考えておかなければならない
利用者の変更や当日のキャンセルなどでルートの変更が発生する

必要な情報が多い

送迎バスのルートを作成するには、次のような情報が必要です。

停留所などの場所
発車時間
乗降にかかる時間
送迎に使う車両の台数
混雑しやすい場所

上記は一例なので、業種や送迎の場所などによってはさらに多くの情報が必要になることもあるでしょう。上記の情報を集めるだけでも時間がかかりますし、それを整理して効率の良い送迎ルートを作成するためには、さらなる手間が必要です。

トラブルが起きた時の対応も考えておかなければならない

送迎が欠かせない施設であれば、万が一トラブルが起きた時の対応も考えておかなければなりません。例えば、いつもの送迎ルートが事故や工事などで通れなくなってしまうこともありますし、送迎用の車両が故障して、普段より少ない台数で送迎を行わなければいけなくなる可能性もあります。

もちろん、すべてのトラブルを予見するのは不可能です。しかし、ある程度のトラブルは予想し、対策を立てておかなければなりません。また、万が一予想外のトラブルが起きてしまった場合、どのように対処するか決めておくことも必要です。

利用者の変更や当日のキャンセルなどでルートの変更が発生する

ルートを決定しても、必ずしも毎回ルート通りに回れるとは限りません。当日になってキャンセルが発生したり、「今日だけ送迎を利用したい」といった要望があったりした場合には、臨機応変に対応しなければならない場合もあります。

また、新規の利用者が送迎を利用するようになった場合や、施設を利用しなくなった人がいる場合には、ルートの見直しも必要です。人の出入りが多い施設では、ルートの見直し頻度が高くなり、負荷も大きくなりやすい傾向があります。

送迎ルートを作成するステップ

それでは、送迎ルートはどのように作成すればよいのでしょうか。具体的な作成ステップは次の通りです。

1.送迎に必要な情報を集めて地図にプロットする
2.効率の良い送迎ルートを決める
3.各停留所への到着時間を決める
4.送迎車両に乗車するスタッフを割り振る
5.送迎表を作成する

それぞれのステップについて、具体的な方法を解説します。

1.送迎に必要な情報を集めて地図にプロットする

まずは、送迎に必要な情報を集めましょう。上記で紹介した停留所の場所や乗降に必要な時間などの情報を集めます。

情報が集まったら、地図上に停留所などをプロットします。車椅子利用者がいるなど、通常より乗降に時間がかかる事情がある場合にはプロットする色を変えるなど、視覚的にわかりやすくしておくと便利です。また、一方通行や渋滞しやすい道路なども、わかるように書き込んでおくとルートを作りやすくなります。

2.効率の良い送迎ルートを決める

次に、効率の良い送迎ルートを決めます。基本的には、地図を見ながら回りやすいルートを考えれば問題ありません。

ただし、車椅子などの利用がある場合には、各車両に乗車可能な台数も考慮する必要があります。例えば車椅子が1台しか乗せられない車両にもかかわらず、ルートの中に2人車椅子利用者がいたら、そのルートでは送迎できません。

他にも、送迎車両に乗車するにあたって配慮が必要なケースがあれば、問題無く全員が乗車できるか、事前にきちんと確認しておく必要があります。

3.各停留所への到着時間を決める

次に、送迎車両の時刻表を作りましょう。

各停留所への到着時間を決めるには、まず基準となる時間を決定し、そこから走行時間や乗降にかかる時間を考慮して組み立てていきます。多くの場合、施設での活動開始時間が決まっているかと思うので、まず施設への到着時間を決め、そこから各停留所への到着時間を決めるのがスムーズです。

施設から各停留所へ利用者を送る場合には、逆に施設の出発時間を起点として時刻表を組み立てます。

ルートや到着時間を決定した後、問題がある場合には、再度ルートの組み立てからやり直しましょう。

4.送迎車両に乗車するスタッフを割り振る

次に、各送迎車両にドライバーや添乗員などのスタッフを割り振りましょう。

介護施設などの場合には、利用者の要望に応じて資格を持ったスタッフの添乗が必要となる場合もあります。また、保育園や小学校の送迎バスでは、義務でなくても安全のため保育士や教員が添乗員として同乗するケースもあります。

どの車両にどんなスタッフの同乗が必要か、考えながら割り振りを行ってください。

5.送迎表を作成する

ルートが決定したら、送迎表を作成します。送迎表には、使用する車両やルート・到着予定時刻、送迎中の出来事などを書き込みます。形式は特に決まっておらず、必要事項を記入してあれば、どんなフォーマットを使っても問題ありません。インターネットで検索すると、無料のテンプレートなども見つかるため、使いやすいものを探してみてください。

キャンセルなどで帰りの時間が変更になりそうな場合、各停留所に迎えに行く際に時間を伝えられるとスムーズです。時間の変更が発生する場合には簡単に書き込み、到着時刻に変更を加えられるようなフォーマットを選んでおくとスムーズです。