2026.06.12

カテゴリ：自動車運行管理DX

タグ：デジタルシステム

送迎業務の中で自動化できる工程は？仕組み化の進め方を解説

毎朝の配車表づくり、利用者への時刻連絡、月末の記録集計。送迎業務は、走ること以外にも手作業が積み重なります。人手が足りない事業所ほど、この間接業務が日々の負担としてのしかかってくるでしょう。実はこうした工程の多くは、仕組みを整えれば自動化できます。

とはいえ、何でも自動化すればいいわけではなく、人が判断すべき部分も残ります。「どこまで任せられて、どこは人がやるべきなのか」が分からず、踏み出せずにいる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、送迎業務で自動化できる工程から、削減できる時間と手間、自動化を進める際の注意点、送迎支援システムで自動化できる機能までをまとめました。自社の業務のどこを自動化したいかを思い浮かべながら読み進めてみてください。

送迎業務の中で自動化できる工程

送迎業務には、人が判断しなくても仕組みで回せる工程がいくつもあります。ここでは、送迎業務の中で自動化できる工程について解説します。

スケジュール生成の自動化

スケジュール生成の自動化は、朝の業務を大きく変える工程です。利用者の予約情報・利用曜日・担当条件を登録すると、週単位のスケジュールが自動で生成されます。

ドライバーの空き状況・車両の定員・利用者の条件を照合しながら、自動で割り当てが行われます。毎朝の手作業による配車表づくりが不要になり、朝の業務時間を大幅に短縮可能です。生成後はワンクリックで全員に共有できるため、連絡作業もほぼ自動化できるでしょう。

朝の配車にかかっている時間を一度計ってみると、次に取り組むべき工程が見えてきます。

連絡通知の自動化

連絡通知の自動化は、毎日の電話連絡から解放される工程です。翌日の送迎時刻をシステムが計算し、設定した時間にプッシュ通知やSMSで送信します。

時刻変更やルート修正が入っても、更新に連動して通知が自動で再送される仕組みもあります。電話による個別連絡が不要になることで、1日数十件の連絡業務がほぼゼロになるケースも少なくありません。通知の送達記録が残るため、「連絡していない」というトラブルも証拠とともに防げるでしょう。

毎日の時刻連絡が何件あるかを数えてみると、削減できる手間の大きさが実感できます。

乗降記録の自動化

乗降記録の自動化は、紙の記録から現場を解放する工程です。ドライバーが乗降のたびにアプリで記録すると、実績がリアルタイムで蓄積されます。

手書きの記録用紙が不要になり、記録にかかる時間と正確性が同時に改善します。記録はサーバーに送られるため、管理者が事務所にいながら現場の状況を確認することも可能です。「読み取れない」「記録用紙が見つからない」という紙ならではのトラブルもなくなるでしょう。

今の記録が手書きで行われているなら、まずここを電子化してみる価値があります。記録の手間が減るだけでなく、後の集計まで楽になります。

請求データの連携

請求データの連携は、月末の事務作業を軽くする工程です。蓄積した乗降実績が月末に自動集計され、請求や加算申請のフォーマットで出力できます。

手書き・転記・確認という従来の事務フローが不要になり、集計にかかる時間が大幅に減ります。介護・福祉系のシステムと連携できれば、請求データを別システムに自動で転送可能です。転記ミスや漏れが起きにくい構造のため、請求データの信頼性も上がるでしょう。

月末の請求業務にかかっている時間を振り返ってみると、自動化で回収できる余裕の大きさが分かります。記録から請求までつながる仕組みなら、その負担を一気に減らせます。

自動化によって削減できる時間と手間

自動化の効果は、漠然と「楽になる」だけではありません。ここでは、自動化によって削減できる時間と手間について解説します。

配車表作成の工数削減

配車表作成の工数削減は、自動化の効果が最も分かりやすい部分です。利用者10〜20名の事業所では、毎朝の配車表づくりに30〜60分かかることが多いものです。

システム化した後は、配車にかかる時間を大幅に削減できる可能性があります。削減した時間は1か月で10〜15時間以上になり、ほかの業務に充てる余裕が生まれます。複数台・複数ルートを管理している場合は、短縮効果がさらに大きくなるでしょう。

自社の配車表づくりにかかる時間を1か月分で計算してみると、自動化に踏み出す根拠が数字で見えてきます。

電話連絡の削減

電話連絡の削減は、現場の慌ただしさを和らげる効果です。通知の自動送信により「明日の時間は〇時です」という毎日の電話連絡がほぼ不要になります。

変更連絡や欠席の受け付けもシステム経由でできるため、電話口での確認や転記の手間がなくなります。電話が特定の時間帯に集中するのを避けられ、朝や夕方の忙しさも和らぐでしょう。電話対応の減少はスタッフのストレス軽減にもつながり、業務全体の集中力向上にも役立ちます。

まずは、1日に何件の連絡電話をかけているかを確認してみてください。その数が多いほど、削減できる手間も大きくなります。

手書き記録の削減

手書き記録の削減は、記録業務そのものを軽くする効果です。乗降記録や日誌の手書きがなくなることで、記録にかかる時間がそのまま削減されます。

「字が読み取れない」「記録用紙が見つからない」といったトラブルも解消されるでしょう。記録の電子化により、後から検索したり集計したりする作業も一気に楽になります。紙の保管や整理の手間もなくなり、書類管理の負担まで軽くなるでしょう。

今どれくらいの記録を手書きで行っているか確かめてみてください。電子化できる記録から見直すと、無理なく負担を減らせます。

ヒューマンエラーの減少

ヒューマンエラーの減少は、自動化がもたらす見えにくいが大きな効果です。手動入力・転記・口頭伝達が多い業務ほど、ミスが入り込む機会が増えます。

人が手を加える回数が減れば、その分だけエラーの発生確率を下げられます。ミスの発見や修正にかかる確認電話・再対応のコストも削減可能です。エラーが減ることで利用者・家族からの信頼度が上がり、クレーム対応の負担も軽くなるでしょう。

どの工程でミスが起きやすいかを振り返ってみると、自動化の優先順位が見えてきます。人の手が多く入る工程ほど、自動化の効果が表れやすくなります。

送迎業務の自動化を進める際の注意点

自動化は万能ではなく、進め方を誤ると現場が混乱することもあります。。ここでは、送迎業務の自動化を進める際の注意点について解説します。

人が判断すべき業務の見極め

人が判断すべき業務の見極めは、自動化を始める前の前提になります。利用者の体調変化への対応・家族からの個別要望・緊急時の判断は、人が行うべき業務として残ります。

「自動化できる部分」と「人が判断すべき部分」を分けておかないと、自動化がかえって混乱を生んでしまうでしょう。システムが出した結果を確認・承認する流れを設けると、自動化の暴走を防ぐ安全弁になります。自動化の目的は省力化であり、スタッフが利用者対応に集中できる環境をつくることがゴールです。

自社の業務を「任せられる部分」と「人がやる部分」に分けておくことが、自動化を成功させるうえで大切です。この線引きが、最初の一歩になります。

運用定着の進め方

運用定着の進め方は、導入の効果を左右する大事な要素です。慣れるまでの期間は、旧来の方法と並行運用しながら徐々に切り替えると定着しやすくなります。

操作に不安があるスタッフには個別に時間を取り、「使えない」という状態を放置しないことが大切です。導入初期は「間違えた」「分からない」という声が出やすいため、窓口の担当者を決めておくとよいでしょう。定着してきたら現場の改善要望を集め、設定や運用ルールを継続的に見直していきます。

導入をいきなり全面切り替えにせず、段階を踏んで進めることが現場への定着につながります。混乱を防ぐためにも、計画を立ててから切り替えを始めましょう。

初期の入力精度の確保

初期の入力精度の確保は、自動化の品質を決める土台です。利用者情報・乗降場所・利用条件の初期入力が不正確だと、自動化の出力もずれた結果になります。

最初の設定精度がシステム全体の品質を左右するため、ここに手間をかける価値があります。既存のエクセルや紙の情報を移すときは、内容を現場担当者と照合してから登録してください。急いで設定を終わらせると後で修正コストがかかり、かえって時間を取られてしまうでしょう。

初期設定は「面倒な作業」ではなく「投資」と捉えておくと、取り組み方が変わります。最初に丁寧に整えておくことが、後の安定した運用につながります。

送迎支援システムで自動化できる機能

ここまで見てきた工程をまとめて引き受けるのが、送迎支援システムです。ここでは、送迎支援システムで自動化できる機能について解説します。

ルートの自動生成

ルートの自動生成は、配車にまつわる判断を肩代わりする機能です。利用者情報とドライバー・車両の条件を登録すると、最適なルートと配車を自動で提案します。

「誰をどの車にどの順番で乗せるか」という毎回の判断作業が、ほぼ不要になります。自動生成された配車やルートは、管理者が確認・微調整してから確定する流れが一般的です。この機能だけでも、毎朝の業務準備時間を最も大きく削減できると評価する声が多くあります。

配車の判断に時間を取られているなら、この機能の使い勝手を重視してください。デモで自社のデータを使い、現実的なルートが出るかを確かめてみる価値があります。

利用者・家族へのプッシュ通知

利用者・家族へのプッシュ通知は、連絡業務を自動化する機能です。翌日の送迎時刻・到着予告・変更連絡などを自動で送信し、電話連絡を不要にします。

家族が外出先でもスマートフォンで受け取れるため、「今どこにいるか」の確認電話が減ります。通知の内容や送信タイミングを事業所側で設定でき、利用者ごとの希望に合わせた対応も可能です。送達記録が残るため、「届いていなかった」というトラブルにも根拠を持って対応できるでしょう。

連絡業務に追われているなら、通知機能の設定がどこまで柔軟かを確かめてみましょう。利用者ごとに細かく設定できるかどうかが、使いやすさを左右します。

実績データの自動集計

実績データの自動集計は、事務作業を自動化する機能です。ドライバーが入力した乗降記録を自動で集計し、月次の実績レポートを生成します。

利用者ごとの利用回数・時間・ルートといったデータを、一覧で確認・出力できます。介護・福祉系のシステムと連携できれば、請求データを別システムに自動で転送可能です。手作業での集計や転記が不要になることで、月末の事務作業時間が大幅に減るでしょう。

月末の集計にかかっている時間を振り返ってみると、自動集計と請求連携まで一体化したシステムの価値が実感できます。

送迎業務の自動化で効率的な業務を

送迎業務は、スケジュール生成・連絡通知・乗降記録・請求データの連携といった工程を自動化でき、配車表づくりや電話連絡、手書き記録の手間、ヒューマンエラーを大きく減らせます。

一方で、利用者の体調対応や緊急時の判断など人が担うべき業務は残るため、線引きと運用定着、初期の入力精度の確保が欠かせません。送迎支援システムを使えば、ルートの自動生成・プッシュ通知・実績の自動集計までまとめて任せられます。

まずは自社の業務で人の手が多く入っている工程を洗い出し、自動化で減らせそうな部分から検討してみてください。