2022.07.28
カテゴリ：自動車運行管理DX
タグ：デジタルシステム
電子契約サービスとは？機能やメリット・デメリットを徹底解説
新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、電子契約サービスを導入する企業が増えています。しかし、電子契約サービスとはどんなものなのか、詳しいことはわからないというご担当者様も多いかと思います。電子契約サービスとは、クラウド上で契約書などの書面を電子的に取り交わす際に利用できるサービスです。
今回は、電子契約サービスについて詳しく解説します。
電子契約サービスとは
電子契約とは、契約書を電子データとして記録し、契約を取り交わす方法のことです。
契約書の発行や双方の署名など、契約書の発行に必要な全ての作業をクラウド上で完結できます。ペーパーレス化の推進や、新型コロナウイルスの感染拡大によって、利用者は増加傾向にあります。
電子契約サービスは、事業者署名型と当事者型の2種類に分けられます。どちらかだけを提供しているサービスもあれば、どちらを選ぶかユーザーが決められるサービスもあります。事業者署名型とは、立会人型とも呼ばれるスタイルです。電子契約サービスの事業者が、契約当事者の指示に基づいて電子署名を付与します。多くの場合、2段階認証によって本人確認を行います。手軽で使いやすいのが事業者署名型の特徴です。
当事者型とは、契約者それぞれが事前に用意した電子署名を用いるスタイルです。電子署名を発行する際に本人確認を行うため、信頼性が高いと言えます。ただし、契約者それぞれが電子署名を発行しなければならないため、手間がかかります。
電子契約サービスの機能
電子契約サービスは複数あり、それぞれのサービスによってできることは異なります。多くのサービスで提供されているのは次のような機能です。
- 電子署名
- 電子証明書の発行
- タイムスタンプ
- アラート
- 書類の保管
- テンプレートの利用
- 他のサービスとの連携
電子署名と電子証明書の発行によって、電子契約書が有効になります。タイムスタンプは、特定の時間に電子契約書が存在したことを証明するものです。契約書の発行が可能なだけでなく、手続きが必要な電子書類に関するアラートや保管など、書類を扱うのに便利な機能も備えられています。
契約書のテンプレートや他の電子契約サービスとの連携機能があると、さらに便利に使えます。
電子契約サービスを利用するメリット
電子契約サービスを利用するメリットは次の3つです。
- コストの削減
- 契約書作成までのスピードアップ
- セキュリティの向上
それぞれ、詳しく解説します。
1.コストの削減
電子契約サービスを利用すると、さまざまなコストの削減に繋がります。具体的には、次のようなコストが削減できます。
- コピー代
- 印紙代
- 郵送費用
- 郵送にかかる人件費
契約書を紙に印刷する必要がないため、わかりやすくペーパーレス化につながります。紙の契約書を作成した場合は契約金額に応じて収入印紙が必要ですが、電子契約書であれば不要です。
契約書を郵送する場合、郵送に直接かかる費用以外に封入や差し出しの作業にも人件費がかかりますが、電子契約書であればそれらのコストも削減できます。
2.契約書作成までのスピードアップ
紙の契約書を印刷して双方が押印する場合、契約書の郵送や実際に顔を合わせてのミーティングなどが必要なため、作成から完了までに少なくとも2営業日以上の時間がかかります。電子契約サービスを利用する場合、双方がクラウド上で手続きをすれば良いので、契約完了までの時間を最短1時間まで短縮できます。
3.セキュリティの向上
電子契約サービスを利用せずに電子契約書を作成する場合、メールなどで契約書のファイルをやり取りします。メールの場合、誤送信やメールの監視などによる情報漏洩が発生する可能性があります。
電子契約サービスなら、セキュリティ対策が講じられたクラウド上で書類に関する手続きや保管が可能です。
電子契約サービスのデメリット
電子契約サービスには、次の3つのデメリットがあります。
- 導入の際に調整が必要
- 電子契約が認められないケースもある
- サービス停止中は利用できない
それぞれ、詳しく解説します。
1.導入の際に調整が必要
電子契約サービスを導入する際には、まず社内での調整が必要です。契約書の作成フローが変わる場合もありますし、実際に使用する従業員にレクチャーが必要な場合もあるでしょう。
また、取引先との調整も必要です。契約する相手が同意していなければ、電子契約書での契約は成立しません。
2.電子契約が認められれないケースもある
電子契約書は、どんな時でも使えるわけではありません。紙の契約書でなければならないと法律で定められている場合もあります。電子化できない契約書の例は次の通りです。
- 任意後見契約書
- 定期借地契約書
- 不動産売買における重要事項証明書
電子契約サービスを利用する際には、作成しようとしている契約書が電子化可能なものか事前に確認しておきましょう。
3.サービス停止中は利用できない
電子契約サービスは、メンテナンスやトラブルなどで停止することがあります。メンテナンスは通常利用が少ない時間帯に行われますが、トラブルはいつ起きるかわかりません。サービス停止中は、契約書の作成や閲覧ができなくなる可能性があるため注意が必要です。
使っている電子署名サービス「GMOサイン」
引用：GMOサイン｜GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電⼦印鑑GMOサインは、「紙 + 押印」による従来の契約締結に代わり、「電⼦⽂書 + 電⼦署名」で締結するクラウド型の電⼦契約サービスです。従来の紙ベースの契約書の製本や郵送などの作業を省けるため、契約スピードが劇的に向上します。
また、印紙税や郵送費、保管費⽤などのコストを削減でき、契約締結や管理に関するコストを⼤幅に削減することができます。
＜弊社利用シーン＞
年間100件以上発生する雇用契約。アルバイトなどの採用で印刷・封入・郵送にかかるコストと時間を大幅に削減できている。
また、１契約毎に契約書を作成し、封入・郵送するまでに要する時間を約１時間削減。郵送後、押印後され返信されるまでの期間は往復で約5日間削減。（営業日で約1週間）
契約相手からの返信も早くなる為、採用・稼働迄の時間短縮にもなり、顧客へのサービス提供スピードも上がっています。
＜効果＞
煩わしい契約書類のやり取りを早く正確に出来る分、今まで目や手が届かなかった業務へ時間や労力を割けています。
また、今まで紙保管だったものはデータにて残る為、個人情報保護の為の鍵付きの書庫の必要も無いです。物理的な保管スペースも必要なくなっています。
システム上にデータにて保管されているので、必要な際の内容確認も容易に素早くでき、事務的な負担が大幅に削減されました。
請負契約においても、同様に印刷・製本・封入・郵送にかかるコスト＋印紙税の費用の削減に役立っています。時間や保管場所も同様に削減出来ています。
システム担当者コメント
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昨今では当たり前になりつつあることですが、電子契約サービスを使用することにより、契約書類の押印・封入・返信などにかかる時間や手間などを削減しています。 弊社では顧客へのサービス提供開始までの時間短縮を一番の目的に採用しました。これにより契約書のやり取りにかかる時間が約１週間短縮され、弊社のサービス提供開始までのスピードの速さを評価頂いている理由の一つになっています。 従業員との雇用契約においても電子契約を使用しているため、採用・研修・稼働までのスピードも早いと評価いただいております。 |
電子契約書の作成に便利なサービス
電子契約サービスとは、電子契約書の作成や保管機能を持ったサービスです。紙で契約書を作成する場合と違い、費用や手間をかけずに双方が署名できるのがメリットです。電子契約サービスは便利ですが、良いことばかりでなくデメリットもあります。この記事を参考に、電子契約サービスの利用を検討してみてください。
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